Ведение секретного делопроизводства осуществляется Первым а) судебные дела, рассматриваемые Судом в качестве суда первой.

Содержание

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана в целях соблюдения и совершенствования документационного обеспечения деятельности Верховного Суда Российской Федерации (далее — Суд) по исполнению полномочий, возложенных на него Конституцией и законодательством Российской Федерации.

Настоящая Инструкция является внутренним актом, предназначенным для использования в служебной деятельности работниками аппарата Суда.

В настоящей Инструкции определяется порядок организации документооборота и делопроизводства в Суде по работе с документами несекретного характера и документами ограниченного распространения (для служебного пользования) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, Регламента Суда, Положения об аппарате Суда, государственных стандартов в области делопроизводства*(1).

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает в Суде единые правила ведения делопроизводства и порядок работы с процессуальными и иными документами с использованием программных и технических средств автоматизированной информационной системы Суда.

Эти правила включают в себя приём, учёт и регистрацию поступивших в Суд процессуальных и иных документов, оформление (в том числе печатание и тиражирование) документов Суда и отправку документов по предназначению, текущее хранение документов в структурных подразделениях Суда (далее — подразделения Суда), передачу их на хранение в архивный фонд Суда (отдел хранения судебных документов), а также уничтожение документов.

1.3. Порядок работы с секретными документами в Суде определяется Председателем Суда в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне, иными нормативными правовыми актами и методическими документами по защите сведений, составляющих государственную тайну.

1.4. Настоящая Инструкция, а также изменения к ней утверждаются приказом Председателя Суда.

2. Организация документооборота и делопроизводства в Cуде. Состав документов Cуда

2.1. Порядок организации документооборота и делопроизводства

2.1.1. Организация документооборота и делопроизводства в Суде представляет собой единую систему документационного обеспечения деятельности Суда, предназначенную для работы с процессуальными и иными документами, в том числе созданными в процессе судопроизводства в Суде (приложение 1).

2.1.2. Единая система документационного обеспечения деятельности Суда базируется на современных информационных технологиях и программно-технических средствах по подготовке и обработке документов.

Входящие и исходящие документы, а также внутренние (организационно-распорядительные) документы Суда учитываются и регистрируются в единой автоматизированной информационной системе Суда (далее — АИС).

2.1.3. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Суде осуществляется Управлением документооборота и делопроизводства Суда.

2.1.4. Обеспечение функционирования и развития АИС, разработка предложений по внедрению современных информационных технологий и программно-технических средств в делопроизводство Суда осуществляется Управлением информатизации и связи Суда.

2.1.5. Ведение делопроизводства непосредственно в подразделениях Суда возлагается на работников подразделений Суда, ответственных за ведение делопроизводства в этих подразделениях.

Их обязанности и права определяются руководителями подразделений Суда по согласованию с Управлением документооборота и делопроизводства, Управлением кадров и государственной службы в должностных регламентах, которые утверждаются в установленном порядке.

2.1.6. Ведение секретного делопроизводства осуществляется Первым отделом Суда совместно с подразделениями Суда в установленном порядке.

Обработка секретной информации, разработка и изготовление секретных документов и их копий осуществляется на специальных (защищенных) технических средствах в режимных помещениях Суда.

2.1.7. Ответственность за организацию делопроизводства в подразделениях Суда и соблюдение требований настоящей Инструкции возлагается на руководителей подразделений Суда.

2.1.8. Работники аппарата Суда должны знать и соблюдать требования настоящей Инструкции.

По заявкам руководителей подразделений Суда (приложение 45) в Управлении документооборота и делопроизводства, Управлении информатизации и связи Суда организуются и проводятся занятия с работниками аппарата Суда по ознакомлению с настоящей Инструкцией (приложение 11), программными и техническими средствами АИС.

2.1.9. С использованием АИС осуществляется:

— автоматизированный учёт входящих документов в экспедиции, группе учёта и регистрации документов общего отдела Управления документооборота и делопроизводства (далее — экспедиция и группа учёта документов) и Приёмной Суда;

— автоматизированные регистрация судебных дел и процессуальных жалоб (представлений) и ведение судебного делопроизводства и судебной статистики в Управлении по организационному обеспечению рассмотрения обращений, в секретариатах судебных составов судебных коллегий и некоторых подразделениях Суда;

— автоматизированные регистрация входящих документов непроцессуального характера, внутренних (организационно-распорядительных) документов Суда и ведение общего делопроизводства в подразделениях Суда;

— автоматизированная подготовка документов Суда в подразделениях Суда;

— автоматизированная регистрация исходящих документов Суда;

— автоматизированный учёт исходящей корреспонденции Суда в экспедиции;

— автоматизированные подготовка и направление в Суд запросов пользователей информацией*(2) в виде электронных документов, их регистрация и обработка, подготовка и отправка ответов на них в электронном виде на официальном сайте Суда в сети "Интернет";

— автоматизированный контроль исполнения приказов, распоряжений и поручений Председателя Суда и его первого заместителя;

— автоматизированные наполнение и использование информации Банка данных судебных документов Суда;

— автоматизированное протоколирование судебных заседаний;

— автоматизированные наполнение и использование информации Банка данных информации о деятельности Суда.

2.1.10. АИС позволяет создать в Суде единую базу данных с информацией:

— о всех входящих, внутренних и исходящих документах;

— о прохождении документов (поручениях Председателя Суда, первого заместителя Председателя Суда и заместителей Председателя Суда (далее — Руководство Суда), исполнителях и ходе исполнения документов);

— о движении судебных дел, заявлений, жалоб (представлений) и о результатах их рассмотрения.

С использованием АИС имеется возможность знакомиться с электронными образами документов Суда, осуществлять автоматизированный поиск документов по различным критериям, оперативно получать справочную информацию в установленном объёме за определённый период, изготавливать копии документов, а также осуществлять контроль за прохождением и исполнением документов.

2.1.11. Работа в АИС основывается на принципе первоначального автоматизированного учёта поступивших в Суд документов и последующей автоматизированной их регистрации в подразделениях Суда.

Для регистрации входящих, внутренних и исходящих документов в подразделениях Суда используются программные и технические средства АИС и при необходимости соответствующие журналы и книги учёта и регистрации, утверждённые Сводной номенклатурой дел, нарядов и производств Суда.

2.2. Состав документов Суда

2.2.1. Состав документов Суда определяется компетенцией Суда и включает в себя:

а) судебные дела, рассматриваемые Судом в качестве суда первой инстанции;

б) решения Суда:

— решения, определения и постановления Суда;

— постановления Президиума Суда;

— постановления Пленума Суда;

— иные документы, вынесенные в соответствии с процессуальным законодательством;

в) официальные документы (письма, телеграммы) Суда, в том числе сопроводительные документы и приложения к ним, за подписью должностных лиц Суда в соответствии с их полномочиями;

г) внутренние документы:

— организационно-распорядительные документы Суда (приказы, распоряжения Председателя Суда и первого заместителя Председателя Суда, распоряжения заместителей Председателя Суда);

— иные служебные документы, обусловленные необходимостью обеспечения служебной деятельности*(3) (образцы оформления некоторых из них приведены в приложениях 41, 42, 43);

д) документы архивного фонда Суда, в том числе переданные на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

Документы Суда совместно с другими документами могут формироваться в соответствующие дела, наряды и производства в зависимости от их принадлежности.

2.2.2. Право подписи документов Суда предоставляется должностным лицам Суда в соответствии с их полномочиями, установленными процессуальным законодательством, решениями Руководства Суда и положениями о подразделениях Суда.

2.3. Приём письменной корреспонденции, учёт и распределение документов

2.3.1. Письменная корреспонденция доставляется в Суд через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской и специальной связью, нарочными (курьерами) и специализированными службами доставки через экспедицию, а также через Приёмную Суда непосредственно гражданами (физическими лицами) и представителями организаций (юридическими лицами), общественных объединений, органов государственной власти или местного самоуправления.

2.3.2. Письменная корреспонденция (судебные дела, письменные обращения, жалобы, запросы, законы и иные нормативные правовые акты, а также другие служебные документы), доставляемая в Суд в конвертах, бандеролях, посылках, принимается ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, в установленное время.

Во внеслужебное (в нерабочее) время приём корреспонденции, доставляемой фельдъегерской и специальной связью, нарочными (курьерами) и специализированными службами доставки, осуществляется ответственным дежурным по Суду в установленном порядке*(4).

2.3.3. Приём письменной корреспонденции, первоначальный учёт документов, распределение и передача их для регистрации в подразделениях и дальнейшего прохождения осуществляется экспедицией.

Для каждого подразделения Суда установлен соответствующий индекс (приложение 37).

2.3.4. При приёме письменной корреспонденции проверяются правильность её адресования, оформления и доставки, а также целостность упаковки.

При вскрытии конвертов (бандеролей, посылок) проверяются комплектность документов, отсутствие их повреждений и соответствие вложений их названиям.

В случае отсутствия или повреждения вложений (отдельных листов), а также наличия ошибочных вложений составляется акт в двух экземплярах (приложение 46), первый экземпляр которого вместе с поступившими документами передается по предназначению в соответствующее подразделение Суда для принятия решения, а второй экземпляр остаётся на хранении в экспедиции.

При несоответствии адреса, указанного на конверте и на вложении, документ учитывается, передаётся в общий отдел Управления документооборота и делопроизводства Суда (далее — общий отдел) для регистрации и последующего возвращения отправителю документа.

Конверты (пакеты) после вскрытия и учёта вложенных в них документов в экспедиции, как правило, не уничтожаются.

Конверты, в которые были вложены жалобы (представления) и обращения, сохраняются и прикладываются к жалобам (представлениям) и обращениям, а после их рассмотрения в судебных коллегиях (подразделениях Суда) подшиваются в производства или в наряды.

2.3.5. Конверты (бандероли, посылки), поступившие из органов государственной власти в адрес Руководства Суда с пометкой "Лично", в экспедиции не вскрываются, учитываются и передаются в общий отдел для регистрации по реквизитам, имеющимся на конверте (бандероли, посылке), и для доклада Руководству Суда.

Конверты (пакеты), доставленные фельдъегерской и специальной связью, нарочными (курьерами) из органов государственной власти в адрес Руководства Суда с пометками "Срочно", "Весьма срочно" и "Вручить немедленно", учитываются в Журнале учёта пакетов, поступивших в Верховный Суд Российской Федерации из органов государственной власти Российской Федерации (приложение 13), затем после первоначального автоматизированного учёта вложенных в них документов оперативно передаются в общий отдел для регистрации и доклада их Руководству Суда.

2.3.6. Документы на иностранном языке учитываются в экспедиции и передаются в Управление международного сотрудничества Суда для обеспечения перевода на русский язык и доклада Руководству Суда.

2.3.7. Первоначальный автоматизированный учёт всех поступивших в Суд документов осуществляется в экспедиции, группе учёта документов и Приёмной Суда путём проставления (наклеивания) на лицевой стороне первого листа документа (сопроводительного письма), на конверте (бандероли, посылке) с пометкой "Лично" этикетки (стикера) со штрих-кодом, учётным номером и датой поступления документа (приложение 65).

2.3.8. Судебные дела после получения всех томов дела и вещественных доказательств (при наличии) учитываются в автоматизированном режиме путём проставления (наклеивания) этикетки (стикера) со штрих-кодом, учетным номером и датой поступления судебного дела на лицевой стороне сопроводительного письма.

При этом на лицевой стороне обложки каждого тома судебного дела ставится регистрационный штамп экспедиции (приложение 66) и указывается номер заказной бандероли, а на обложке последнего тома судебного дела в регистрационном штампе указывается индекс субъекта Российской Федерации, на территории которого размещён федеральный суд*(5), или индекс арбитражного суда округа с образованными в данном судебном округе арбитражными судами первой инстанции*(6) и арбитражными апелляционными судами или индекс Суда по интеллектуальным правам, направивших судебное дело (приложения 38, 39, 40), а также дата поступления судебного дела в Суд, количество томов и приложений к нему.

2.3.9. Не подлежат учёту и регистрации поступившие в Суд рекламные извещения, плакаты, поздравительные письма, пригласительные билеты, печатные издания (книги, журналы, бюллетени) и т.п.

Указанная корреспонденция передаётся по назначению с отметкой в Разносной книге (приложение 12).

2.3.10. После прохождения автоматизированного учёта в экспедиции судебные дела и документы передаются в подразделения Суда в соответствии с их предназначением для регистрации, доклада и исполнения.

Доставка документов в подразделения Суда осуществляется работниками экспедиции. Срочные документы передаются в подразделения Суда оперативно по мере их поступления.

Передача судебных дел и документов в подразделения Суда осуществляется с проставлением подписи о приёме (далее — под расписку) в Реестре передачи судебных дел и документов. Информация о передаче учтённых документов из экспедиции в подразделения Суда отражается в АИС.

Наряды с реестрами хранятся в установленном порядке.

2.3.11. Документы, ошибочно направленные в подразделения Суда, должны быть возвращены в экспедицию в 3-дневный срок для передачи по назначению. При этом (при необходимости) за подписью руководителя подразделения Суда оформляется справка с обоснованием причин передачи документа в другое подразделение Суда.

2.4. Регистрация и прохождение входящих документов, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством, и внутренних документов Суда

2.4.1. Регистрация входящих и внутренних документов в подразделениях Суда осуществляется в день их поступления работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства в этих подразделениях.

Для регистрации документов заполняется электронная регистрационная карточка документа, а на первой странице каждого документа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп с наименованием подразделения Суда, номером и датой регистрации (приложение 67). При наличии приложений к документу на оборотной стороне последнего листа каждого приложения ставится штамп (приложение 69).

После регистрации входящие документы в установленном порядке сканируются и их электронные образы помещаются в АИС работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства в этих подразделениях.

2.4.2. Электронная регистрационная карточка документа содержит определённый и необходимый набор реквизитов с информацией о документе, а также дополнительные реквизиты, состав которых может изменяться.

2.4.3. Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера, который присваивается автоматически, косой черты, двух последних цифр календарного года, дефиса, номера наряда, дефиса, индекса (буквенного обозначения) подразделения (приложение 37) и даты регистрации.

Например: 679/15-2-ВС.

Регистрационный номер организационно-распорядительного документа состоит из порядкового номера, дефиса, буквенного обозначения вида документа (приказ — П, распоряжение — Р) и даты регистрации.

Например: 5-П.

2.4.4. Регистрация входящих и внутренних документов, подготовка к докладу документов, требующих решения по ним Руководства Суда, передача этих документов в подразделения Суда и контроль за исполнением документов в соответствии с поручениями Руководства Суда осуществляются общим отделом, за исключением приказов и распоряжений Председателя Суда и первого заместителя Председателя Суда по личному составу Суда, которые регистрируются в Управлении кадров и государственной службы Суда.

2.4.5. При подготовке к докладу входящего документа из нарядов (производств) подбираются и приобщаются к нему ранее поступившие документы и соответствующая переписка по ним, на которые имеется ссылка в документе или электронной регистрационной карточке.

2.4.6. Письменные указания по исполнению документов даются Руководством Суда, руководителями секретариатов Председателя Суда и первого заместителя Председателя Суда в форме резолюций (поручений), в которых указываются исполнители (соисполнители) и сроки исполнения.

Резолюции (поручения) Руководства Суда, руководителей секретариатов Председателя Суда и первого заместителя Председателя Суда оформляются на бланках установленного образца (приложение 8) или на свободных от текста полях документа и подписываются ими с указанием даты.

2.4.7. Руководители подразделений Суда организуют и обеспечивают исполнение документа в соответствии с резолюцией (поручением) Руководства Суда в форме письменных указаний на оборотной стороне бланка резолюции (поручения) Руководства Суда, на самих документах или на бланках установленного образца (приложение 9).

2.4.8. В резолюции (поручении) указываются фамилия и инициалы исполнителя и соисполнителей, при этом если исполнитель не определён, то им является исполнитель, указанный в резолюции (поручении) первым.

Текст резолюции (поручения), фамилии и инициалы исполнителя и соисполнителей, а также изменения в прохождении документа вносятся в электронную регистрационную карточку документа.

2.4.9. Подлинник документа передаётся ответственному исполнителю, указанному в резолюции (поручении) первым, который обязан организовать исполнение в установленный срок, а копии документа — соисполнителям.

Документы передаются под расписку в Реестре передачи.

2.4.10. Передача документов другому исполнителю, продление (изменение) сроков исполнения документов осуществляются в соответствии с решением Руководства Суда, руководителей секретариатов Председателя Суда и первого заместителя Председателя Суда.

2.5. Приём, обработка и передача документов по каналам факсимильной и электронной связи

2.5.1. Для оперативной передачи или приёма текстов служебных документов, информационных материалов и справочных данных, поступивших из органов государственной власти, а также для подготовки и предварительного согласования проектов документов могут использоваться средства факсимильной связи, установленные в подразделениях Суда.

Документ, принятый (переданный) с использованием средств факсимильной связи (далее — факсограмма), регистрируется в АИС. При поступлении подлинника документа на обороте последнего листа факсограммы делается соответствующая отметка (номер и дата регистрации).

2.5.2. Виды документов Суда, тексты которых могут передаваться с использованием средств факсимильной связи, а также необходимость и порядок направления адресатам оригиналов этих документов определяются Руководством Суда и руководителями подразделений Суда.

2.5.3. При передаче и приёме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

— ответственность за содержание информации, передаваемой по факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения Суда;

— тексты документов, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, и с пометкой "Для служебного пользования" передавать запрещается;

— подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой на обороте последнего листа о времени и дате отправки и учётном номере факсограммы;

— факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

2.5.4. Поступившие по каналам факсимильной связи обращения (заявления и жалобы), в том числе те, порядок рассмотрения которых установлен процессуальным законодательством, не регистрируются и Судом к рассмотрению не принимаются.

2.5.5. Контроль за использованием средств факсимильной связи осуществляется руководителями подразделений Суда, в которых установлены факсимильные аппараты.

2.5.6. По каналам электронной связи в Суд могут направляться только запросы о предоставлении информации о деятельности Суда*(7). Порядок направления, регистрации и обработки запросов, поступивших в Суд в виде электронных документов по сети "Интернет", установлен соответствующим Положением*(8).

2.5.7. По системе подачи документов в электронном виде "Мой арбитр" в Суд могут направляться процессуальные документы в соответствии с установленным Порядком*(9).

2.6. Контроль исполнения документов

2.6.1. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль документов, проверку хода и сроков их исполнения, своевременное информирование Руководства Суда о результатах исполнения и снятие с контроля исполненных документов.

2.6.2. Обязательному контролю подлежат документы, в которых в соответствии с резолюцией (поручением) Руководства Суда определены сроки исполнения или даны указания о подготовке докладов, предложений, заключений и иных мероприятий.

Контроль исполнения приказов, распоряжений и поручений Председателя Суда и его первого заместителя осуществляется с использованием АИС.

2.6.3. Для постановки на контроль документов в соответствии с резолюцией (поручением) Руководства Суда в соответствующем поле электронной регистрационной карточки документа проставляется отметка "Контроль", а на первом листе документа в верхнем левом углу — штамп "Контроль" (приложение 70).

2.6.4. Контроль исполнения документов в соответствии с резолюцией (поручением) Руководства Суда осуществляется уполномоченным работником подразделения Суда. Информирование Руководства Суда о результатах исполнения осуществляется руководителем соответствующего подразделения путём подготовки и доклада Руководству Суда Справки о контроле исполнения документов (приложение 10).

Исполненный документ снимается с контроля, при этом в электронной регистрационной карточке документа проставляется отметка о снятии с контроля.

2.6.5. Документы подлежат исполнению в 30-дневный срок, за исключением документов:

— в которых указан срок исполнения;

— в которых срок исполнения установлен резолюцией (поручением) Руководства Суда;

— имеющих пометку "срочно" (исполняются в 3-дневный срок);

— имеющих пометку "оперативно" (исполняются в 10-дневный срок).

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления в Суд.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Сроки рассмотрения процессуальных жалоб, судебных дел определяются процессуальным законодательством Российской Федерации.

2.6.6. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов, согласно резолюции (поручению) Руководства Суда в подразделениях Суда, возлагается на их руководителей в соответствии с их компетенцией.

2.7. Подготовка и оформление документов. Бланки решений Суда и бланки Суда

2.7.1. Документы Суда оформляются на бланках установленных видов либо без использования бланков.

В Суде в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" используются бланки решений Суда и бланки Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в многоцветном варианте.

2.7.2. Организационно-распорядительные документы Суда оформляются на бланках Суда (приложение 5) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Процессуальные документы Суда оформляются на бланках решений Суда в соответствии с процессуальным законодательством.

Для обеспечения подготовки и оформления документов в АИС Управлением информатизации и связи Суда устанавливаются электронные образы бланков решений Суда и бланков Суда.

При подготовке с использованием АИС проектов официальных документов, направляемых из Суда, на каждой странице документа в правом нижнем углу автоматически проставляется штрих-код исходящего документа (приложения 72, 73).

2.7.3. Документы Суда, подготовленные на бланках, должны иметь установленный состав реквизитов.

В зависимости от расположения реквизита "Государственный герб Российской Федерации" устанавливаются два варианта бланков решений Суда и бланков Суда — продольный и угловой.

Реквизиты (наименование Суда, справочные данные о Суде, наименование вида документа, место составления или издания документа), ограничительные отметки для реквизитов (дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов, а также реквизит адресата размещаются центрированным способом (каждая строка реквизита центрируется по отношению к самой длинной строке).

2.7.4. Документы Суда, подготовленные на бланках решений Суда и бланках Суда установленной формы, подписываются Руководством Суда, судьями Суда, руководителями (заместителями руководителей) подразделений Суда и другими работниками аппарата Суда в соответствии с их полномочиями.

В состав подписи входят наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ. Например:

Судья Верховного Суда

Российской Федерации       Личная подпись     А.А. Петров

При оформлении документа на бланке с наименованием должности в подписи указываются только инициалы и фамилия.

Документ, оформленный на бланке определённого должностного лица, не может быть подписан другим должностным лицом.

В случае подписания документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью, а при равных должностях — на одном уровне.

При подписании документа несколькими должностными лицами документ оформляется либо на бланке установленной формы, если все должностные лица имеют право подписи оформленного на данном бланке документа, либо без использования бланка.

При оформлении документов на двух или более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь следующие размеры полей: 20-25 мм — левое, 10-15 мм — правое, 20 мм — верхнее, 20 мм — нижнее.

2.7.5. В Суде установлены следующие виды бланков:

бланки решений Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в многоцветном варианте

— бланк с продольным расположением реквизитов и указанием наименования Суда (приложение 2), который используется для оформления проектов решений Суда (определений, постановлений, приговоров, решений и др.);

бланки Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в многоцветном варианте

— бланк с продольным расположением реквизитов и указанием наименования Суда (приложение 5), который используется для оформления проектов организационно-распорядительных документов Суда;

— бланк с угловым расположением реквизитов и указанием наименования Суда (приложение 3), который используется для оформления проектов официальных документов Суда;

— бланки с угловым расположением реквизитов и указанием наименований должностей Председателя Суда, первого заместителя и заместителей Председателя Суда (приложения 4, 6, 7), которые используются для оформления проектов официальных документов Суда за подписями указанных должностных лиц.

Порядок изготовления, хранения и выдачи бланков решений Суда и бланков Суда установлен в п. 3.13 настоящей Инструкции.

2.7.6. Порядок оформления решений Суда (определений, постановлений, приговоров, решений) определяется процессуальным законодательством.

2.7.7. Решение и иной документ Суда оформляются на бланке установленного образца в одном экземпляре (подлинник). После подписания в установленном порядке изготовляется необходимое количество их копий.

Изготовление заверенных копий решений и иных документов Суда осуществляется уполномоченными работниками аппарата Суда путём ксерокопирования подлинника документа. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп "КОПИЯ" (приложение 71).

Выдаваемые копии решений и иных документов Суда должны быть прошиты, пронумерованы, заверены подписью уполномоченных работников аппарата Суда*(10) и скреплены печатью Суда (прошиваются прочной ниткой или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью "Верховный Суд Российской Федерации, пронумеровано и скреплено печатью_______листов, подпись____"; подпись скрепляется печатью Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (приложение 77 пример "а").

При заверении соответствия копии решения и иного документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись (штамп, приложение 78) "ВЕРНО", наименование должности лица, заверившего копию, дата заверения, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

"ВЕРНО"

Наименование должности

уполномоченного работника

аппарата Суда                  Личная подпись           Инициалы, фамилия

00 месяца 2015 г.

Повторная выдача копий решений Суда или официальных писем судей и Руководства Суда осуществляется по заявлению участников процесса в установленном выше порядке.

2.7.8. Оформление организационно-распорядительных документов Суда осуществляется на бланке Суда в соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства и архивного дела*(11).

2.7.9. Датой документа является дата его подписания или утверждения, датой протокола — дата заседания (принятия решения), датой акта — дата события.

Документы, изданные Судом совместно с другими органами, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами, например:

20.06.2015.

При оформлении решений Суда, организационно-распорядительных и финансовых документов Суда применяется словесно-цифровой способ оформления даты, например:

15 июня 2015 г.

2.7.10. При оформлении ответных писем приводится ссылка на исходящий номер и дату документа, на который даётся ответ.

2.7.11. Наименования адресатов в письмах, направляемых из Суда, указываются в правом верхнем углу первого листа документа.

Направляемые письма адресуются органам государственной власти или органам местного самоуправления, организациям (юридическим лицам) и общественным объединениям (далее — организации), структурным подразделениям организаций, должностным или физическим лицам.

В случае адресования письма организации, структурному подразделению организации без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже, например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

                                                       Минюст России

                                                     Федеральная служба

                                                     исполнения наказаний

В случае адресования письма конкретному должностному лицу наименования организации, структурного подразделения организации указываются в именительном падеже, а фамилия и должность лица — в дательном. Инициалы должностного лица указываются перед фамилией, например:

                                         Министерство образования и науки

                                              Российской Федерации

                                               Управление делами

                                              Ведущему специалисту

                                                   И.Л. НАЗАРОВУ

При адресовании письма руководителю организации её наименование входит в состав наименования должности адресата.

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, например:

                                                     Председателю

                                                Мценского городского суда

                                                    И.И. ИВАНОВУ

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщённо, например:

                                                Верховные суды республик,

                                                краевые, областные суды,

                                                 суд автономной области,

                                                 суды автономных округов

                                                   Российской Федерации

                                                    Председателю суда

2.7.12. Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвёртым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа (приложение 44).

При подготовке документов Суда (писем), направляемых в федеральные органы государственной власти, почтовые адреса могут не указываться. При этом в реквизите адресата в АИС вводится пометка "не размещать почтовый адрес в документе".

В остальных случаях почтовый адрес указывается полностью, например:

                                                      Начальнику ФКУ ИК-2

                                                         УФСИН России

                                                      по Брянской области

                                                         И.И. ИВАНОВУ

                                                   Котовского ул., д. 39,

                                                       г. Брянск, 241004

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывается её наименование, затем почтовый адрес, например:

                                      Государственное учреждение

                          Всероссийский научно-исследовательский институт

                                 документоведения и архивного дела

                                Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Если письмо адресовано физическому лицу, то указываются фамилия и инициалы этого лица, а затем полный почтовый адрес, например:

                                                     ОБРАЗЦОВУ О.П.

                                               ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

                                             г. Липки, Киреевский р-н,

                                               Тульская обл., 301264

2.7.13. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым актом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                                    УТВЕРЖДАЮ

                                           Председатель Верховного Суда

                                              Российской Федерации

                                     ________________ ___________________

                                     (Личная подпись) (Инициалы, фамилия)

                                               00 месяца 2015 г.

Элементы реквизита "Гриф утверждения документа" центрируются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                   УТВЕРЖДЁН

                                    приказом Председателя Верховного Суда

                                             Российской Федерации

                                          от 00 месяца 2015 г. №

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

2.7.14. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.

2.7.15. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Справка о … на 3 л.

            2. Проект … на 8 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. только в первый адрес.

2.7.16. Подготовленные для представления на подпись документы визируются исполнителями и другими лицами, ответственными за их подготовку, а также заинтересованными должностными лицами, с которыми проводилось согласование.

При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

2.7.17. Согласование проекта документа оформляется на отдельном листе согласования (приложение 41).

Согласование проекта документа может оформляться визой согласования документа, включающей в себя наименование должности визирующего документ, его подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

                               СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления (Отдела)      Личная подпись       Инициалы, фамилия

00 месяца 2015 г.

При наличии замечаний к документу их излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остаётся в Суде, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из Суда, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

2.7.18. На документах, направляемых в органы государственной власти, проставляется отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: В.А. Жуков, тел. (000) 000 00 00.

2.7.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (наряд, производство) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении; слова "В дело (наряд, производство)"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (наряд, производство) проставляется на обороте последнего листа документа, подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем подразделения, в котором исполнен документ.

2.7.20. При подготовке документов используется шрифт "Times New Roman" размером № 14.

Особенности подготовки и оформления проектов приказов (распоряжений)

2.7.21. Приказами и распоряжениями оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней деятельности Суда.

Проекты приказов (распоряжений) готовятся и представляются на подпись подразделениями Суда на основании поручений Руководства Суда либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся Управлением кадров и государственной службы на основании соответствующих представлений.

2.7.22. Оформление и согласование проектов приказов (распоряжений) осуществляется в соответствии с положениями п. 2.7 настоящей Инструкции.

Приказ (распоряжение) печатается на бланках Суда (приложение 5) и имеет следующие реквизиты, располагаемые симметрично по центру сверху вниз:

— изображение Государственного герба Российской Федерации в многоцветном исполнении;

— наименование Суда (ВЕРХОВНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ);

— наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ);

— дату (с левой стороны) и номер (с правой стороны);

— реквизит "Москва";

— реквизит "приказываю" (для приказа); "предлагаю", "прошу" (для распоряжения);

— наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, инициалы, фамилия.

2.7.23. Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом; номер приказа состоит из знака "№" и порядкового номера приказа, например:

14 апреля 2015 г. № 14-П.

Заголовок приказа (распоряжения) должен выравниваться по центру бланка Суда и печататься полужирным шрифтом; точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

2.7.24. Текст приказа (распоряжения) должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цель и основания для издания приказа. Она начинается словами "в целях", "в соответствии" и т.п. Если приказ издаётся на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть в проектах приказов завершается словом "приказываю".

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются подразделения Суда или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении Суда или должностном лице, на которые возлагается контроль за выполнением приказа.

Если приказ отменяет (изменяет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу…".

После подписания приказ (распоряжение) необходимо довести до должностных лиц Суда в соответствии со списком доведения (приложение 42), который готовится вместе с проектом приказа (распоряжения).

2.7.25. Совместные приказы с органами государственной власти и организациями (далее — совместные приказы) оформляются в указанном выше порядке со следующими особенностями:

— совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210×297 мм) без бланка;

— наименования Суда и органов государственной власти и организаций (далее — органы) должны располагаться на одном уровне;

— дата совместного приказа — единая, соответствует дате более позднего подписания и размещается по центру;

— регистрационный номер совместного приказа, подготовленного Судом и другим органом (органами), состоит из регистрационных номеров документов Суда и наименований органов, проставляемых через косую черту в порядке их указания в совместном приказе;

— подписи руководителей Суда и органов располагаются под текстом на одном уровне.

2.7.26. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются вначале руководителем подразделения Суда, готовившим проект, затем руководителями других подразделений Суда, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также начальником Управления документооборота и делопроизводства (приложение 41).

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переработке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые на подпись Председателю Суда (первому заместителю Председателя Суда), визируются заместителями Председателя Суда в соответствии с распределением обязанностей.

2.7.27. Приказы нумеруются по порядку в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

2.8. Регистрация и отправка исходящих документов Суда

2.8.1. Исходящими документами Суда являются документы, направляемые из Суда в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам. Документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями п. 2.7 настоящей Инструкции.

2.8.2. Регистрация исходящих документов осуществляется в подразделениях Суда в день их поступления для отправки работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях.

Обработка, учёт и отправка исходящей корреспонденции Суда производятся экспедицией.

2.8.3. Обработка исходящей корреспонденции*(12) для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией и включает в себя её сортировку, взвешивание, определение и проставление на конвертах (пакетах) стоимости (франкирование), составление описей заказных бандеролей и писем, упаковку судебных дел, учёт и сдачу исходящей корреспонденции в отделение связи.

2.8.4. Учёт исходящей корреспонденции осуществляется в автоматизированном режиме путём считывания сканером штрих-кода (приложения 72, 73) исходящего документа с использованием соответствующего программного обеспечения АИС.

2.8.5. После подписания документов, подлежащих отправке (исходящих документов Суда), они вместе с исполненным документом, листами согласования (проектом документа с необходимыми визами) передаются работнику соответствующего подразделения Суда, ответственному за ведение делопроизводства, для их регистрации, подготовки к отправке, подшивки в наряд (производство) и хранения.

2.8.6. При получении исходящего документа для регистрации и отправки работником подразделения Суда, ответственным за ведение делопроизводства, проверяются правильность его оформления, наличие приложений и количество листов.

Исходящие документы непроцессуального характера регистрируются в АИС с автоматическим присвоением исходящего номера.

Для регистрации документов заполняется электронная регистрационная карточка документа.

2.8.7. Регистрационный номер исходящего документа состоит из номера наряда, дефиса, индекса (буквенного обозначения подразделения) (приложение 37), дефиса, порядкового номера, косой черты и двух последних цифр календарного года (например: 1-ВС-304/15). Исходящим документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

При регистрации исходящих процессуальных документов им присваиваются номера производств по судебному делу или жалобе.

2.8.8. Исходящие документы, подготовленные для отправки, передаются в экспедицию работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства, в заклеенных конвертах полностью оформленными (с отметкой о категории почтового отправления, наклеенными этикетками (стикерами) с указанием почтового адреса и индекса).

2.8.9. Подготовленные для отправки судебные дела передаются в экспедицию работниками секретариатов судебных составов Суда, ответственными за ведение делопроизводства. В их присутствии проверяются: наличие сопроводительного письма, соответствие номера, количества томов судебного дела и адресата, указанным в сопроводительном письме.

2.8.10. В получении судебных дел для отправки работник экспедиции расписывается на копии сопроводительного письма, а в получении заказных писем и писем для отправки с курьером — в реестрах передачи документов либо в соответствующих журналах подразделений Суда (приложение 14).

2.8.11. Неправильно оформленная для отправки корреспонденция экспедицией не принимается и подлежит возврату.

Ответственность за подготовку корреспонденции для отправки несут работники подразделений Суда, ответственные за ведение делопроизводства.

2.8.12. Судебные дела, а также решения Суда по делам и жалобам направляются с сопроводительными письмами, подготовленными в установленном п. 2.7.2 настоящей Инструкции порядке и подписанными уполномоченными работниками аппарата Суда.

2.8.13. Судебные извещения могут направляться Судом заказными письмами или телеграммами, подготовленными в установленном п. 2.7.2 настоящей Инструкции порядке, с уведомлением о вручении (приложение 34).

2.8.14. Судебные дела, а также исходящие документы с приложениями, представляющими ценность (удостоверения, паспорта, дипломы, свидетельства и т.п.), отправляются заказными бандеролями или заказными письмами.

2.8.15. На заказную корреспонденцию составляется опись в трёх экземплярах. Один экземпляр направляется с корреспонденцией, второй передаётся в почтовое отделение, а третий, с отметкой работника почтового отделения о приёме корреспонденции, подшивается в соответствующий наряд экспедиции.

2.8.16. Передача в экспедицию исходящих документов Суда и судебных дел, подлежащих отправке через отделение связи, для их обработки осуществляется ежедневно до 17 часов в установленном порядке.

Передача исходящей корреспонденции Суда из экспедиции в отделение связи осуществляется ежедневно с 9 до 10 часов.

2.8.17. В зависимости от важности и срочности исходящие документы Суда и судебные дела направляются через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской и специальной связью, курьерами (нарочными)*(13).

Отправка и доставка срочной исходящей корреспонденции Суда курьерами (нарочными) в органы государственной власти и федеральные суды, расположенные в г. Москве, осуществляются через экспедицию два раза в неделю (по средам и пятницам).

Указанная корреспонденция должна быть передана в экспедицию накануне дня отправки (во вторник и в четверг) или в день отправки не позднее 9 часов15 минут.

Исходящие документы Суда и судебные дела, направляемые курьерами (нарочными), учитываются в экспедиции в Журнале учёта исходящей корреспонденции Суда, доставляемой курьерами (нарочными) в органы государственной власти и федеральные суды, расположенные в г. Москве (приложение 15), доставляются и передаются по реестру, подпись получателя заверяется соответствующим штампом (печатью).

2.8.18. Для отправки исходящей корреспонденции Суда используются специально оформленные почтовые бумажные конверты Суда (для исходящих документов) и пластиковые пакеты Суда (для судебных дел) установленного образца (приложения 32, 33).

2.8.19. Телеграммы Суда оформляются в судебных составах судебных коллегий и структурных подразделениях Суда и передаются работникам экспедиции для подготовки к отправке ежедневно с 9 до 16 часов 30 минут, а в предвыходные и предпраздничные дни — с 9 до 15 часов 45 минут. Телеграммы Суда категории "срочная" принимаются не позднее чем за 45 минут до окончания времени, установленного служебным распорядком Суда.

2.8.20. Телеграммы Суда должны быть оформлены в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи*(14) (приложение 34) на стандартных листах бумаги (форматы А5, А4), подписаны и заверены печатью Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Право подписи телеграмм Суда имеют Председатель Суда, первый заместитель Председателя Суда, заместители Председателя Суда, судьи Суда, руководители структурных подразделений Суда и их заместители.

Вместе с подлинником телеграммы Суда в экспедицию для учёта передаётся заверенная исполнителем одна из её копий, вторая заверенная копия приобщается к производству.

Телеграммы Суда, оформленные с нарушением установленного порядка, работниками экспедиции не принимаются и незамедлительно возвращаются исполнителям на доработку.

2.8.21. Адрес международной телеграммы Суда должен быть написан буквами алфавита страны назначения или на русском языке буквами латинского алфавита.

Текст международной телеграммы, должность, фамилия и инициалы должностного лица Суда должны быть написаны на любом языке, разрешённом страной назначения, латинскими буквами.

Адресные данные отправителя*(15) должны быть написаны буквами русского алфавита.

Для написания международных телеграмм Суда используются латинские буквы (приложение 35).

Примеры оформления международных телеграмм Суда представлены в приложении 36.

Вместе с подлинником международной телеграммы Суда в экспедицию для учёта передаётся заверенная исполнителем одна из её копий и текст телеграммы на русском языке*(16). Вторая заверенная копия международной телеграммы Суда и текст телеграммы на русском языке приобщаются к производству.

3. Особенности работы с документами в Cуде

3.1. Делопроизводство в секретариатах судебных составов при рассмотрении судебных дел (материалов) в качестве суда первой инстанции

3.1.1. Заявления, апелляционные жалобы (представления), частные жалобы и представления и другие документы, поступившие в секретариаты судебных составов (далее — секретариаты) из Управления по организационному обеспечению рассмотрения обращений, принимаются в автоматизированном режиме и регистрируются в АИС. Документам, поступившим в секретариат Дисциплинарной коллегии Суда, дополнительно присваивается штрих-код (приложение 73).

3.1.2. При регистрации в АИС каждому заявлению в автоматизированном режиме присваивается номер.

Регистрационный номер состоит из буквенного обозначения подразделения: АК — Судебная коллегия по административным делам; ЭК — Судебная коллегия по экономическим спорам; ВК — Судебная коллегия по делам военнослужащих; ДК — Дисциплинарная коллегия; индекса судебной инстанции (ПИ); двух последних цифр календарного (текущего) года; дефиса и порядкового номера, а также литеры (например: АКПИ15-1).

В Судебной коллегии по делам военнослужащих также используются литеры "У" для обозначения уголовного дела и "А" для обозначения административного дела (например: ВКАПИ15-1).

3.1.3. На первой странице заявления (жалобы, представления) ставится регистрационный штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера заявления (жалобы, представления) (приложение 67).

3.1.4. После формирования состава суда заявления передаются на изучение (рассмотрение) судьям, о чём делается отметка в журнале регистрации дел (заявлений), рассматриваемых по первой инстанции (приложение 16).

3.1.5. При вынесении судьёй определения об отказе в принятии заявления либо о возвращении заявления формируется материал, в который подшиваются: копия заявления; конверт (в котором были присланы документы); подлинник определения судьи и копия сопроводительного письма (о направлении документов заявителю).

В сформированном материале нумеруются листы и составляется опись документов (приложение 54).

На обложке материала указываются регистрационный номер материала, фамилия и инициалы заявителя.

3.1.6. Работник секретариата передает на отправку в экспедицию в заклеенных конвертах (с надписанным почтовым адресом, индексом и отметкой о направлении заказным почтовым отправлением) надлежащим образом заверенные копии определений Суда об отказе в принятии заявления или о его возвращении вместе с заявлением и подлинными документами, приложенными к нему.

3.1.7. При вынесении судьёй определения об оставлении заявления без движения надлежащим образом заверенная копия этого определения направляется заявителю и контролируется поступление дополнительных документов.

В случае поступления дополнительных документов в срок, указанный в этом определении, они регистрируются по номеру, присвоенному заявлению, и передаются на изучение судье.

В случае вынесения определения о возвращении заявления и повторного обращения после этого с таким же требованием документы регистрируются по новому номеру в порядке очерёдности.

3.1.8. После вынесения судьёй определения о принятии заявления к производству оформляется судебное дело, которое формируется из этого определения судьи и заявления с приложенными документами. На обложке дела (приложение 59) указываются регистрационный номер дела, фамилия и инициалы заявителя, суть заявленных требований. Листы дела нумеруются и составляется опись документов дела (приложение 54).

3.1.9. В АИС и в журнале регистрации дел (заявлений), рассматриваемых по первой инстанции (приложение 16), делается отметка о вынесении соответствующего определения.

3.1.10. Дополнительно поступающие документы по делу, материалу (отзывы на заявление и т.п.) регистрируются работником секретариата по регистрационному номеру дела (материала) и передаются судье, на изучении у которого находится заявление или в производстве которого находится дело.

Дела, направленные на новое рассмотрение, вновь регистрируются в секретариатах в установленном выше порядке.

3.1.11. Лица, участвующие в деле, и иные участники судебного процесса извещаются о дате, времени и месте предварительного судебного заседания или судебного заседания в порядке, установленном процессуальным законодательством.

Заинтересованным лицам (ответчику) по административному делу вместе с судебным извещением о рассмотрении дела направляются копии заявления и приложенных к нему документов.

Расписки в получении повесток (извещений) приобщаются к делу.

3.1.12. Сведения о вручении или невручении лицам, участвующим в деле, судебных извещений и вызовов (повесток) приобщаются к материалам делам.

В случае невручения судебного извещения адресату об этом докладывается судье, в производстве которого находится дело.

3.1.13. В АИС вводится информация о движении дела: дата и время назначения слушания, фамилия и инициалы докладчика, запрос дополнительных материалов.

3.1.14. В соответствии с требованиями процессуального законодательства при участии в судебном заседании иных участников судопроизводства у них отбирается подписка установленного образца (приложения 48, 49).

3.1.15. В случае отложения судебного заседания у явившихся в Суд лиц берётся расписка об их извещении о новой дате, времени и месте рассмотрения дела, а неявившиеся лица извещаются в установленном процессуальным законом порядке.

3.1.16. В случаях, установленных процессуальным законодательством, протокол судебного заседания ведется с использованием автоматизированной системы протоколирования судебных заседаний.

3.1.17. После судебного заседания секретарь судебного заседания вносит в АИС сведения о результате рассмотрения дела либо приостановлении производства по делу, а в случае отложения разбирательства дела — сведения о новой дате и времени судебного заседания.

3.1.18. После рассмотрения в дело в хронологическом порядке подшиваются документы, приобщённые в ходе судебного разбирательства, протокол судебного заседания, судебные постановления, копии сопроводительных писем о направлении судебных актов (расписки об их вручении), копия исполнительного листа.

К делу не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также дубликаты и копии документов, уже имеющихся в деле, черновики. Представленные сторонами документы возвращаются им работником секретариата заказным письмом (с уведомлением) или вручаются под расписку.

Листы судебного дела нумеруются. Документы подшиваются работником секретариата в дело с твёрдой обложкой. Объём одного тома судебного дела не должен превышать 250 листов. Нумерация листов каждого последующего тома дела начинается с единицы. В конце внутренней описи каждого тома дела цифрами и прописью указывается количество документов и листов, составляющих том. Опись заверяется подписью работника секретариата, который указывает свою должность, фамилию, проставляет дату заверения описи и подпись.

3.1.19. Судебные дела (материалы) хранятся в секретариатах, в которых они были сформированы, в течение трёх лет, после чего в установленном порядке передаются в отдел хранения судебных документов.

3.1.20. Судебные дела (материалы), подлежащие возврату по миновании надобности, оформленные надлежащим образом, передаются в экспедицию для отправки под расписку.

3.1.21. Электронные образы подписанных решений Суда передаются в Банк данных судебных документов Суда.

3.1.22. Копии решения (определения, постановления) Суда по делу, изготовленные в установленном порядке, выдаются (направляются) в соответствии с процессуальным законодательством.

На копии решения (определения, постановления) при необходимости проставляется отметка о дате вступления его в законную силу или о том, что оно в законную силу не вступило.

3.1.23. Заверенная в установленном порядке копия решения Суда о признании нормативного правового акта или его части недействующими направляется в редакцию печатного издания с указанием в сопроводительном письме о том, подлежит ли публикации всё решение или же лишь сообщение о нём.

3.1.24. Надлежащим образом заверенные копии вынесенных судебных решений Суда передаются работником секретариата в экспедицию в заклеенных конвертах полностью оформленными (с надписанным почтовым адресом, индексом и отметкой о направлении заказным почтовым отправлением) по реестру для отправки заказными почтовыми отправлениями или нарочным. В реестре указываются наименование и номер исходящего документа и адресат. Реестр с распиской работников экспедиции подшивается в наряд секретариата.

Ответственность за правильное указание реквизитов почтовых отправлений несет работник секретариата, оформлявший корреспонденцию.

3.1.25. После рассмотрения судебного дела в АИС в электронном виде с выводом на бумажный носитель формируется статистическая карточка на дело по первой инстанции.

3.1.26. Ознакомление лиц, участвующих в деле, с материалами судебного дела осуществляется в установленном порядке с отметкой в соответствующем журнале (приложение 28).

3.1.27. Передача дел (материалов) в иные судебные составы (структурные подразделения) осуществляется с отметкой в соответствующем журнале (приложение 17).

3.1.28. При регистрации апелляционных жалоб (представлений) или частных жалоб и представлений в электронной картотеке АИС на них проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера дела (приложение 67).

Жалобы вместе с делом (материалом) передаются судье.

По резолюции судьи составляется справка о направлении дела в Апелляционную коллегию Суда (приложение 50) и вносится запись в журнал передачи апелляционных жалоб, представлений, частных жалоб и представлений в Апелляционную коллегию Суда (приложение 18).

Лицам, участвующим в деле, в соответствии с процессуальным законодательством направляются копии апелляционных жалоб, представлений или частных жалоб и представлений с приложенными к ним документами.

3.1.29. Передача и возврат дел (материалов) отмечаются в реестре поступления дел в Апелляционную коллегию (приложение 19), а также в АИС.

3.1.30. При выдаче копий судебных актов, а также подлинников документов из дела делается отметка в заявлении о выдаче соответствующих документов либо оформляется расписка о получении, в которой должны быть указаны фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение, наименование лица, участвующего в деле, данные документа, удостоверяющего личность, с обязательным приложением копии доверенности представителя или иного документа. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения.

3.2. Особенности делопроизводства в секретариатах судебных составов Судебной коллегии по экономическим спорам Суда при рассмотрении судебных дел в качестве суда первой инстанции

3.2.1. Заявления и указанные в приложении к нему документы, поступившие в секретариат судебного состава Судебной коллегии по экономическим спорам Суда (далее — секретариат) из Управления по организационному обеспечению рассмотрения обращений, принимаются в автоматизированном режиме, проверяются на повторность*(17) и регистрируются в АИС с присвоением регистрационного номера и штрих-кода (приложение 73).

3.2.2. Регистрационный номер заявления присваивается затем судебному делу и не подлежит изменению в дальнейшем.

3.2.3. Работник секретариата вводит реквизиты заявления в АИС в следующем порядке: исходящий номер и дата заявления, регистрационный номер заявления, дата поступления, полные наименования истца, ответчика и третьих лиц и другие сведения, предусмотренные автоматизированной системой.

3.2.4. Дополнительные материалы, переданные из Управления по организационному обеспечению рассмотрения обращений под расписку в реестре работнику секретариата, незамедлительно передаются судье, в производстве которого находится заявление (дело). По распоряжению судьи они приобщаются к заявлению (делу) и вносятся работником секретариата в его опись с указанием исходящего номера и даты документа, его наименования и количества листов, а также порядковых номеров листов судебного дела.

3.2.5. При объединении нескольких однородных дел, в которых участвуют одни и те же лица, в одно производство для совместного рассмотрения делу присваивается номер, указанный в определении Суда об объединении дел. В АИС работником секретариата вносится информация о дате и существе определения об объединении дел по каждому из объединённых дел с указанием нового номера дела.

3.2.6. При вынесении определения о выделении одного или нескольких соединённых требований в отдельное производство для раздельного рассмотрения работником секретариата формируются в отдельные обложки дела согласно определению.

3.2.7. В АИС по первоначальному делу вносятся данные о вынесенном определении о выделении дела в отдельное производство, а вновь заведённые по определению дела регистрируются под очередными номерами поступающих заявлений. На обложке основного дела делается отметка о номере выделенного дела, а на обложке выделенного дела делается отметка о номере основного дела. Отметка делается на внешней стороне обложки в верхнем правом углу (приложения 60, 61).

3.2.8. После рассмотрения дела работник секретариата формирует материалы дела и подшивает его в такой последовательности:

1. Опись документов дела.

2. Определение о принятии заявления к производству и подготовке дела к судебному разбирательству.

3. Заявление с приложенными к нему документами (в том числе об оплате государственной пошлины).

4. Определение об оставлении заявления без движения.

5. Определение о проведении предварительного судебного заседания.

6. Определение о назначении дела к судебному разбирательству.

7. Заявление об обеспечении иска, если это заявление подано отдельно от заявления или предварительно до предъявления иска.

8. Документы, приложенные к заявлению об обеспечении иска.

9. Документ об оплате заявления об обеспечении иска госпошлиной.

10. Определение об обеспечении иска или об отказе в обеспечении иска.

11. Ходатайство лица, участвующего в деле, об отмене обеспечения иска.

12. Определение об отмене или об отказе в отмене обеспечения иска.

13. Определение об оставлении заявления без рассмотрения.

14. Копия справки Суда на возврат госпошлины.

15. Определение о прекращении производства по делу.

В хронологическом порядке подшиваются документы: определения, предшествующие судебному заседанию; переписка; определения, вынесенные в ходе судебного заседания; документы, приобщённые Судом к делу; предупреждения лиц, участвующих в деле, об ответственности (если оно не оформлено на отдельном бланке); протокол судебного заседания; объявленная резолютивная часть решения; решение; копия исполнительного листа.

Документы, подтверждающие направление Судом копий судебных актов лицам, участвующим в деле, и их получение адресатом (уведомление о вручении, расписка, иные документы), подшиваются к тем судебным актам, к которым они относятся.

При наличии в деле запросов за документом-запросом помещается документ-ответ.

3.2.9. Копии определений и решений, направляемых лицам, участвующим в деле, заверяются работником секретариата в установленном порядке.

3.2.10. После принятия судебного акта работник секретариата не позднее следующего дня вводит в АИС краткое содержание резолютивной части судебного акта, дату его принятия.

3.2.11. Копии судебных актов, принятых по результатам рассмотрения ходатайства об обеспечении иска, об отмене обеспечения иска, о встречном обеспечении, об отмене обеспечения имущественных интересов, о принятии искового заявления (заявления) к производству, об оставлении искового заявления без движения, о возвращении искового заявления, по результатам рассмотрения вопроса об обращении решения к немедленному исполнению, не позднее следующего дня после дня вынесения направляются соответствующим лицам заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или вручаются им под расписку.

В остальных случаях копии судебных актов направляются лицам, участвующим в деле, в 5-дневный срок со дня принятия решения Судом или вручаются им под расписку.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Делопроизводство. Лекция 1. Экскурс в историю создания служб делопроизводства

массовой информации, юридического, первого (режимно-секретного). Судебный департамент возглавляет Генеральный директор, который назначается на ведут судебную статистику, организуют делопроизводство и работу.

Судебное делопроизводство (176,24 руб.)

Положение об отделе делопроизводства, организации приёма граждан и работе с обращениями Нижегородского областного суда

УТВЕРЖДЕНО

приказом председателя Нижегородского областного суда

от «14» марта 2012 года №35

П О Л О Ж Е Н И Е

об отделе делопроизводства, организации приёма граждан и работе с обращениями Нижегородского областного суда

Раздел 1

Общие положения

1.1. Отдел делопроизводства, организации приёма граждан и работе с обращениями Нижегородского областного суда (далее — отдел) является самостоятельным структурным подразделением областного суда.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами от 27.05.2003 г. № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации», от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ г. «О государственной гражданской службе Российской Федерации», от 08.01.1998 г. №7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», указом Президента Российской Федерации от 31.12.2005 г. № 1574 «О Реестре должностей Федеральной государственной гражданской службы», указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации и иными нормативно-правовыми актами и судебной практикой.

1.3. Штатная численность отдела утверждается председателем областного суда.

1.4. Руководство деятельностью отдела осуществляет начальник отдела.

Раздел 2

Задачи

2.1. Обеспечение реализации прав граждан на обращение в суд за защитой нарушенных либо оспариваемых прав, свобод или законных интересов.

2.2. Упорядочение процедуры реализации права на судебную защиту.

2.3. Оптимизация документооборота.

2.4.Исключение общения судей со сторонами по делу.

2.5. Оказание информационно-консультативной помощи в разъяснении процессуального законодательства и организации судебного делопроизводства.

2.6. Ознакомление с материалами дела.

2.7. Ведение секретного делопроизводства в суде.

2.8. Организация работы постоянно действующей экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов и отбора их на хранение и уничтожение.

2.9. В соответствии с требованиями Инструкции по ведению делопроизводства в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 года №161 (далее – Инструкция по судебному делопроизводству) — осуществление приема, регистрации и распределение по другим структурным подразделениям входящей корреспонденции, подготовка исходящей корреспонденции, ее регистрация и отправление по адресатам, а также регистрация и ведение учета жалоб и заявлений, поступивших в областной суд и не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном уголовно-процессуальным и гражданско-процессуальным законодательством.

Раздел 3

Функции

3. 1. Организация приема граждан

3.1.1 Прием граждан (физических лиц), представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и органов местного самоуправления (далее — прием граждан) производится аттестованными государственными гражданскими служащими отдела в течение дня, за исключением времени обеденного перерыва, в специально отведенном помещении, оснащенном необходимым имуществом, нормативными, справочными и иными материалами, средствами связи. Помещение отдела комплектуется подключенными к локальной сети компьютерами с установленным на них необходимым программным обеспечением, а также справочно-информационным киоском «Электронный справочник суда».

3.1.2. Для оперативного информационного обеспечения граждан используются:

· поисковые средства электронных баз данных регистрации и движения заявлений, жалоб, уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях, рассматриваемых по первой, кассационной инстанции и в порядке надзора;

· архива суда;

· правовые справочники «Консультант Плюс», «Гарант».

3.1.3. Прием граждан ведется без предварительной записи в порядке очередности. При приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность (а в случае обращения от имени юридического лица – и документ, подтверждающий соответствующие полномочия).

Граждане, находящиеся в состоянии алкогольного, наркотического или иного опьянения, на прием не допускаются.

В случае грубого, агрессивного поведения гражданина прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван судебный пристав по обеспечению установленного порядка деятельности суда

3.1.4. В интересах обеспечения защиты прав граждан ведение приема может сопровождаться аудио- и видеозаписью, о чем граждане уведомляются до начала приема.

3.1.5. Во время приема граждан, могут быть даны устные разъяснения о подведомственности рассмотрения интересующих их вопросов, порядке обращения, компетенции суда, порядке получения информации об итогах рассмотрения письменных обращений.

Устные ответы и разъяснения на устные обращения граждан даются, как правило, в день обращения. Если дать устный ответ (разъяснение) в день обращения не представляется возможным или гражданин настаивает на представлении письменного ответа, ему дается устное разъяснение о сроке и порядке получения ответа.

В случаях, когда разрешение вопроса, с которым лицо обращается в суд, не входит в компетенцию данного суда, работники отдела разъясняют, в какой суд следует обратиться с подобным вопросом, либо сообщают, что данный вопрос не относится к компетенции судебной системы

3.1.6. Для получения письменного ответа по итогам приема гражданину предлагается письменного изложить смысл своего вопроса (предложения, жалобы).

Работники отдела обязаны оказывать содействие гражданам в правильном указании в письменном обращении должности, фамилии, имени, отчества адресата, названия суда.

3.1.7. Все материалы, полученные от граждан в ходе приема, регистрируются в соответствии с правилами судебного делопроизводства, установленными Инструкцией по судебному делопроизводству.

В случае возникновения по причинам, связанным с организацией работы в суде, проблемных ситуаций, препятствующих предоставлению запрашиваемой информации, выдаче запрашиваемых документов, принятии подаваемых им документов, работники отдела обязаны принять максимально возможные меры для разрешения ситуации по существу, в том числе обратиться к работникам других структурных подразделений суда и (или) руководству суда.

3.1.8. Разрешение любых спорных ситуаций, возникающих в процессе взаимодействия отдела с другими структурными подразделениями суда, руководством суда производится через начальника соответствующего отдела. В целях усовершенствования работы работники отдела обязаны информировать начальника отдела обо всех возникающих в процессе работы проблемных ситуациях.

3.2. Прием документов

3.2.1. Работники отдела принимают от лиц, обратившихся в суд, документы, непосредственно приносимые ими в суд или поступившие по почте.

3.2.2. Работники отдела обязаны проверить оформление обращений на соответствие общим требованиям к оформлению, изложенным в пункте 3.2.3, а также нормам процессуального законодательства, а также на соответствия требованиям, предъявляемым Федеральным законом от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и, в случае неверного оформления, информировать об этом подателя. Если недостаток в оформлении может быть исправлен немедленно, работники отдела должны указать заявителю на эту возможность. Исправления в запросах органов государственной власти не допускаются.

Обращения, оформленные ненадлежащим образом или не подлежащие подаче в данный суд, могут быть приняты в том случае, если после получения разъяснений от работника отдела заявитель настаивает на подаче указанных обращений.

3.2.3. Любое принимаемое обращение должно содержать следующую информацию:

· указание адресата (наименование данного суда);

· фамилию, имя, отчество заявителя или наименование организации, являющейся заявителем;

· полный почтовый адрес (с указанием индекса, места жительства и (или) места нахождения заявителя;

· личную подпись заявителя или должностного лица организации, являющейся заявителя;

· дату обращения.

В тексте тех категорий обращений, которые в соответствии с нормами процессуального законодательства могут быть поданы только участниками судопроизводства (лицами, участвующими в деле; участниками производства по делам об административных правонарушениях), помимо перечисленной выше информации, должно быть указано процессуальное положение заявителя.

3.2.4. Если заявитель в ходе приема просит ответ на подаваемое обращение или запрашиваемую копию (подлинник) документа не направлять почтой, а выдать на руки, либо отправить по другому адресу (другому лицу), это обязательно должно быть указано им в принимаемом обращении.

3.2.5. Если в принимаемом обращении имеется список прилагаемых к нему документов, работники отдела обязаны проверить соответствие приложений, указанных в списке, и только при условии наличия всех перечисленных приложений принять документ. В случае отсутствия каких-либо приложений работники отдела должны предложить заявителю вычеркнуть отсутствующие приложения из списка и заверить данное исправление подписью заявителя, в противном случае составляется акт об отсутствии документа, один экземпляр которого вручается заявителю, а второй приобщается к полученным документам.

3.2.6. Если обращение подписано представителем или защитником заявителя, работники отдела обязаны:

· проверить наличие у представителя доверенности от заявителя на совершение соответствующего действия, а у защитника — ордера (для адвоката), документ, удостоверяющей личность, постановления суда о допуске в качестве защитника наряду с адвокатом или доверенности от лица, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении;

· в случае необходимости разъяснить обязательность приобщения к обращению ордера (для адвоката), заверенной копии постановления суда о допуске в качестве защитника наряду с адвокатом;

· если доверенности (ее нотариально заверенной копии), по данным информационной системы суда или по сообщению работников соответствующего структурного подразделения суда, нет в материалах дела или надзорном производстве, снять копию с подлинника или нотариально заверенной копии доверенности, заверить ее своей подписью и печатью для копий и приобщить ее к поданному обращению.

3.2.7. К документам, представляемым в дополнение к ранее поданным обращениям, должно быть приложено заявление с указанием на то, в дополнение к какому именно обращению они представляются. В случае отсутствия такого заявления работник отдела обязан указать заявителю на необходимость его составления.

3.2.8. На принятом работником отдела обращении проставляется штамп отдела с указанием даты поступления обращения, который ставится на лицевой стороне первого листа обращения в правом нижнем углу, там же ставится входящий номер. Штамп отдела, заверенный подписью работника, принявшего обращение, по просьбе лица, представившего обращение в отдел, ставится также на представленной им дополнительной копии данного обращения.

3.2.9. На каждом принятом обращении, поданном по конкретному делу (производству), работником отдела, кроме регистрационного номера, ставится номер соответствующего дела/производства, если информация о нем имеется в информационной системе суда.

3.2.10. Если к обращению приложена квитанция об оплате государственной пошлины или заверенная копия платежного поручения об оплате государственной пошлины, об этом делается отметка (с обязательным указанием суммы уплаченной государственной пошлины) при регистрации данного обращения в подсистеме «Документооборот» ГАС «Правосудие».

3.2.11. Одной из форм приема обращений граждан является прием электронных сообщений (Интернет-обращений).

При поступлении Интернет-обращения автору на указанный электронный адрес направляется уведомление о приеме обращения или о мотивированном отказе в рассмотрении, после чего обращение распечатывается и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным.

Отказ в рассмотрении обращения возможен вследствие указания автором недействительных сведений о себе и/или адреса для ответа, поступлением дубликата уже принятого обращения, некорректностью содержания, невозможностью рассмотрения обращения без необходимых документов и личной подписи (в отношении обращений, для которых установлен специальный порядок рассмотрения) и по другим основаниям, предусмотренным Федеральным законом от 02 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Ответ на Интернет-обращение направляется работником отдела в письменной форме и размещается на сайте.

3.2.12. Все принятые документы, в том числе поданные в дополнение к ранее поданным обращениям, работник отдела обязан зарегистрировать в подсистеме ГАС «Правосудие» и передать по реестрам передачи документов работникам соответствующих структурных подразделений суда под роспись в день приема, а в исключительных случаях — не позднее следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено Инструкцией по судебному делопроизводству в суде. В реестры передачи документов заносится вся информация, предусмотренная Инструкцией по судебному делопроизводству.

3.2.13. Если лицо обращается с просьбой о приеме каких-либо документов по конкретному делу непосредственно в день, на который назначено рассмотрение соответствующего дела, работник отдела обязан разъяснить обратившемуся желательность разрешения соответствующего вопроса непосредственно в судебном заседании

3.3. Рассмотрение жалоб граждан

3.3.1. Работники отдела принимают от лиц, обратившихся в суд, жалобы непосредственно приносимые ими в суд, а также поступающие по почте.

3.3.2. Работники отдела обязаны проверить оформление жалоб, на соответствие общим требованиям к оформлению, изложенным в пункте 3.2, а также нормам процессуального законодательства, а также на соответствия требованиям, предъявляемым Федеральным законом от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и, в случае неверного оформления, информировать об этом подателя. Если недостаток в оформлении может быть исправлен немедленно, работники отдела должны указать заявителю на эту возможность.

3.3.3 Работники отдела незамедлительно подготавливают проекты ответов на жалобы, поступающие во время приема от граждан. Подготовленные проекты ответов на жалобы передают на подпись заместителям председателя суда.

3.4. Выдача документов

3.4.1. Работники отдела выдают копии судебных документов на запросы, поступающие во время приема граждан.

Работник отдела при выдаче документов обязан проверить правильность оформления документа, выдаваемого судом, и только в случае надлежащего его оформления выдать данный документ.

Документы, оформленные ненадлежащим образом, не могут быть выданы. Работник отдела обязан устранить недостатки в оформлении документа и возвратить документ для дооформления в соответствующее структурное подразделение суда.

3.4.2. Работник отдела не несет ответственности за содержание выдаваемого документа, если данный документ подготовлен в другом структурном подразделении суда.

В случае когда работник отдела сам готовит документы, подлежащие выдаче лицам, обращающимся в суд, он несет ответственность за их содержание. При этом его ответственность распространяется на соответствие документов данным информационной системы суда.

3.4.3. Если документ может быть выдан только определенным категориям лиц, установленным законом, работник отдела обязан установить личность заявителя и определить его принадлежность к категории лиц, имеющих право на получение данного документа.

3.4.4. Если документ выдается представителю заявителя, работник отдела, помимо действий, указанных в пункте 3.3.3 Положения, должен:

· проверить наличие у представителя документ, удостоверяющий личность, а также наличие доверенности от заявителя на совершение соответствующего действия, при отсутствии таковой — разъяснить необходимость ее представления в отдел;

· если указанной доверенности (ее нотариально удостоверенной копии), по данным информационной системы суда или по сообщению работников соответствующего структурного подразделения суда, нет в деле/производстве — снять копию с подлинника (его нотариально удостоверенной копии), заверить ее своей подписью и печатью для копий и приобщить к расписке в получении запрашиваемого документа;

· взять расписку в порядке, предусмотренном п.3.4.6. настоящего Положения.

Без совершения указанных действий запрашиваемый заявителем документ не может быть выдан его представителю.

3.4.5. В случаях, когда законом предусмотрена уплата государственной пошлины за выдачу запрашиваемых копий (дубликатов) документов, работник отдела может выдать запрашиваемый документ только после представления в суд квитанции или заверенной копии платежного поручения об оплате государственной пошлины в установленном размере.

Указанная квитанция (копии платежного поручения) приобщается к обращению о выдаче соответствующего документа или в случае отсутствия данного обращения в отдел, к расписке в получении данного документа.

3.4.6. При выдаче через отдел делопроизводства любого документа с лица, получающего документ, берется расписка в его получении.

Расписка оформляется либо на обращении о выдаче запрашиваемого документа, либо на отдельном листе согласно приложению к настоящему Положению.

3.4.7. Копии запрашиваемых судебных постановлений работник отдела обязан подготовить в день обращения в возможно более короткий срок и оформить их в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству. Исключение составляют случаи, когда для подготовки запрашиваемого документа требуется дело, отсутствующее в суде в момент обращения.

3.4.8. Выдача документов судом, за исключением документов, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, осуществляется через отдел делопроизводства областного суда. При этом расписки о получении гражданами документов, ознакомлении с материалами дела передаются в соответствующий отдел суда для приобщения к материалам дела, нарядам суда.

3.4.9. В случае если запрашиваемая гражданином информация имеется в справочно-информационном киоске — «Электронный справочник», работник Приемной вправе сообщить об этом обратившемуся, разъяснив порядок пользования данным киоском.

3.5. Регистрация граждан, явившихся на судебные заседания

3.5.1. Регистрация осуществляется по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, для адвокатов — удостоверения адвокатов.

3.5.2. Работники отдела осуществляют регистрацию в электронных базах данных граждан, явившихся на судебные заседания и являющихся участниками судебного процесса.

3.5.3. В случае возникновения ситуации, когда в информационной системе суда отсутствуют данные о том или ином деле, назначенном к рассмотрению на данное число, работник приемной суда обязан связаться с соответствующим структурным подразделением суда с целью уточнения информации о наличии соответствующего дела в суде и дате, времени его рассмотрения.

3.5.4. В случае если представитель организации — лица, участвующего в деле, — присутствующий в судебном заседании, обращается с просьбой об отметке в командировочном удостоверении, работник отдела обязан проверить наличие регистрации обратившегося лица в базе данных регистрации лиц, явившихся на судебные заседания суда, заполнить командировочное удостоверение.

3.6. Взаимодействие с другими структурными подразделениями суда

3.6.1. В случаях, когда работник отдела обращается к работникам других структурных подразделений суда, последние обязаны принять незамедлительные меры для разрешения соответствующей проблемной ситуации (например, проверить наличие дела в суде, установить запрашиваемую информацию по материалам соответствующего дела/производства и др.).

3.6.2. За содержание и правильность оформления выдаваемого через отдел делопроизводства документа несет ответственность то структурное подразделение суда, в котором данный документ подготовлен. При этом соответствие оформления выдаваемого документа требованиям Инструкции по судебному делопроизводству должно быть проверено работником отдела даже в том случае, когда документ подготовлен в другом структурном подразделении.

3.6.3. В случае если какой-либо документ, принятый в отделе делопроизводства, был передан в структурное подразделение суда и зарегистрирован в картотеке этого подразделения подсистеме «Документооборот» ГАС «Правосудие» ошибочно, работники получившего документ подразделения передают его в другое структурное подразделение суда самостоятельно и отмечают факт передачи в подсистеме «Документооборот» ГАС «Правосудие».

3.7. Ознакомление с материалами дела

3.7.1. В случае обращения гражданина с заявлением об ознакомлении с материалами дела, работник отдела сообщает об этом в соответствующий отдел, ответственный работник которого согласовывает время ознакомления с гражданином. Структурное подразделение суда предоставляет в назначенное время в отдел делопроизводства материалы дела, где происходит ознакомление в присутствии работника отдела делопроизводства, либо работника соответствующего отдела.

3.7.2. В случае необходимости в дни рассмотрения дел отдел делопроизводства во взаимодействии с соответствующими отделами осуществляет регистрацию сторон, их представителей, явившихся для участия в судебных заседаниях суда первой инстанции, кассационных коллегий, президиума Нижегородского областного суда. При этом информация о явке сообщается в соответствующие отделы, а также судьям (председательствующему в судебном заседании, судье-докладчику).

3.8. Организация работы архива

Работа архива Нижегородского областного суда организуется в соответствии с Положением об архиве, утвержденным председателем Нижегородского областного суда.

Раздел 4

Права и обязанности работников отдела

4.1. Обязанности работников отдела:

а) предоставлять информацию о движении заявлений, обращений и дел, находящихся в производстве областного суда. Не подлежит предоставлению информация, составляющая государственную или иную охраняемую законом тайну;

б) предоставлять справочную информацию, а именно:

· об официальном наименовании суда и его реквизитов (почтовый адрес, адрес электронной почты);

· об организационной структуре суда (руководстве, судебных коллегиях, подразделениях суда, контактных телефонах отделов);

· сведения о персональном составе аппарата суда (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность);

· о нормативных актах, регламентирующих деятельность суда;

· сведения по судебному делопроизводству: о дате рассмотрения дела, участниках судебного заседания, информацию об изменении даты и времени рассмотрения дела в случаях его отложения, объявления перерыва или приостановлении, об обжаловании судебных актов в кассационном и надзорном порядке;

· образцы документов, используемых при обращении в суд, сведения о размерах и порядке оплаты государственной пошлины;

· о правилах поведения в здании суда и в залах судебного заседания;

· о порядке приема граждан работниками суда.

в) в случае, если разрешение вопроса, с которым обращаются в суд, не входит в компетенцию отдела делопроизводства (или суда в целом), работник разъясняет порядок разрешения подобных вопросов;

г) выдавать гражданам ответы на заявления и иные обращения, справки, копий судебных постановлений, иные документы в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству;

д) разъяснять правила пользования сенсорным справочно-информационным киоском «Электронный справочник».

4.2. Работники отдела не имеют права предоставлять кому бы то ни было следующую информацию:

· о номерах телефонов руководителей и судей данного суда и других судов;

· фамилии судей, участвующих в рассмотрении дела (обращения), до начала рассмотрения дела (обращения);

· информацию, составляющую служебную, коммерческую тайну и иную охраняемую законом тайну, а также другие, не подлежащие распространению сведения, ставшие известными им в связи с исполнением должностных обязанностей.

Работники отдела не имеют право оказывать юридическую помощь лицам, обратившимся в суд, за исключением предоставления информации по вопросам оформления обращений, подаваемых в суд, порядка их подачи, порядка получения ответа или запрашиваемых документов.

Раздел 5

Ответственность

5.1. Государственные служащие отдела несут персональную ответственность за качественное и своевременное выполнение задач, возложенных на отдел.

5.2. Государственные служащие отдела несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей, за действия или бездействия, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан; за несоблюдение ограничений и запретов, связанных с гражданской службой, а также за:

несвоевременное выполнение заданий, приказов, распоряжений и указаний вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, за исключением незаконных указаний;

предоставление руководству недостаточной и необъективной информации;

несоблюдение порядка работы со служебной информацией, за разглашение ставших им известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведений, составляющих служебную тайну, затрагивающих частную жизнь, честь и достоинство сотрудников областного суда.

5.3. Согласно статье 15 Закона «О государственной гражданской службе» государственные служащие отдела несут дисциплинарную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральным законодательством в случае исполнения ими неправомерного поручения.

Начальник отдела делопроизводства,

организации приёма граждан и работе с обращениями

Нижегородского областного суда О.Н. Колягина

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела государственной службы

и кадров Нижегородского областного суда Ж.С. Сенькина

Приложение

Р А С П И С К А

Я_____________________________________________________________________, (фамилия, имя, отчество)

Получил в Нижегородском областном суде от ____________________________________

_____________________________________________________________________________

(Ф.И.О., должность работника Приемной, выдавшего документы)

следующие документы:

1.____________________________________в количестве___________ на _________листах

(наименование)

2.____________________________________в количестве___________ на _________листах

(наименование)

__________________________ ___________________________

(дата получения) (подпись)

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Водоохранная зона. Решение суда из Википедии

общего и секретного делопроизводства · Секретариат председателя суда · Судебный состав № 1 Отдел общего и секретного делопроизводства.

О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по судебному делопроизводству в районном суде

Судебное делопроизводство

 

 

В соответствии с Федеральным законом от 22.12.2008 № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» на сайте не размещаются тексты судебных актов, вынесенных по делам: 
1) затрагивающим безопасность государства; 
2) возникающим из семейно-правовых отношений, в том числе по делам об усыновлении (удочерении) ребенка, другим делам, затрагивающим права и законные интересы несовершеннолетних; 
3) о преступлениях против половой неприкосновенности и половой свободы личности; 
4) об ограничении дееспособности гражданина или о признании его недееспособным; 
5) о принудительной госпитализации гражданина в психиатрический стационар и принудительном психиатрическом освидетельствовании; 
6) о внесении исправлений или изменений в запись актов гражданского состояния; 
7) об установлении фактов, имеющих юридическое значение, рассматриваемых судами общей юрисдикции; 
8) разрешаемым в порядке статьи 126 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (судебные приказы).

 

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 N 36"Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде"

В подразделении делопроизводства письма, бандероли или посылки Материалы с грифом «Секретно» принимаются и регистрируются в.