Для проведения операций по отражению излишков и недостач наличных денежных средств, выявленных при инвентаризации в кассах организации.

Содержание

Инвентаризация кассы

Обновление: 2 марта 2018 г.

Недостача в кассе

У предпринимателей, работающих с денежной наличностью, часто возникает недостача в кассе. Причинами могут быть как халатность кассира, невнимательность, так и умышленные действия. Возмещение убытков может быть возложено на материально ответственное лицо, с которым заключен соответствующий договор.

Условия наступления ответственности работника за недостачу в кассе

При подписании трудового договора с кассиром (старшим кассиром, контролером) должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Работники, с которыми может быть заключен этот договор, а также должности, зафиксированы в Постановлении Минтруда РФ N 85.

Выявить недостачу денежных средств в кассе позволит систематическое проведение проверок. Ревизию проводит комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя организации.

Члены комиссии в присутствии лица, несущего материальную ответственность (кассира, контролера), должны пересчитать денежные средства, имеющиеся в кассе. Далее производится сравнение имеющегося в кассе остатка с остатком денег, указанным в кассовой книге. Комиссия подтверждает факт недостачи. По результатам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-15. В нем надлежит указать:

  • материально ответственное лицо;
  • состав комиссии;
  • сумма денежных средств в кассе, а также средств по учетным документам;
  • результаты инвентаризации;
  • объяснение причин недостачи;
  • решение руководителя организации.

У работника истребуется письменное объяснение. Если он отказывается дать такое объяснение, составляется акт об отказе.

Таким образом была выявлена недостача в кассе. Что делать в этом случае руководству организации?

Порядок возмещения недостачи

Если работник, у которого выявлена недостача, соглашается с возмещением ущерба, денежные средства вычитаются из его заработной платы единовременно или по частям. Убытки возмещаются работником в пределах среднемесячного заработка. Если с ним заключен договор о полной материальной ответственности, ущерб может быть возмещен в полном размере.

Из зарплаты единовременно может быть удержано не более 20 процентов, если имеется исполнительный лист — 50 процентов.

Если работник отказывается от добровольного возмещения ущерба, комиссия устанавливает его причастность к факту содеянного, составляется акт отказа от погашения долга, который направляется руководителю. Последний издает приказ об удержании денег из зарплаты виновного, и бухгалтерия может производить необходимые вычеты.

Важно учитывать, что ущерб может быть возмещен во внесудебном порядке, только если не истек месячный срок с момента окончательного установления его размера. В противном случае взыскание возможно только через суд.

Взыскание недостачи в суде

Возмещение недостачи в кассе с работника в судебном порядке происходит при наступлении следующих событий:

  • объем недостачи превышает среднемесячный заработок работника и последний отказывается его возмещать;
  • истек месяц с момента установления размера ущерба;
  • работник уволился до полного возмещения убытков.

Для обращения в суд необходимо составить исковое заявление и предоставить доказательства:

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • данные бухгалтерского учета;
  • акт, подтверждающий возникновение недостачи;
  • объяснительная записка от работника (акт об отказе дать объяснения);
  • иные доказательства.

Работодатель может обратиться в суд с иском о возмещении ущерба материально ответственным лицом в течение одного года со дня, когда был установлен ущерб.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Топ 5 САМЫХ частых нарушений работодателем

Важные информационные данные на тему: Недостача в кассе ответственность проверки и установлении всех фактов и размеров недостачи. суммы недостач, то есть фактическое отсутствие денежных средств в кассе.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Недостачи в кассе

Все о недостаче: от выявления до возмещения ущерба

Многим приходилось сталкиваться с несправедливым, а порой и хамским, отношением к себе. В жизни никто не застрахован от различных неприятных моментов и ситуаций. Вопрос усложняется, когда с подобной несправедливостью приходится сталкиваться на работе и терпеть унижения или оскорбления от начальства, а особенно когда вашей вины в происходящем нет. 

Работа с деньгами зачастую бывает опасной, и когда в кассе не досчитывают определенную сумму, то подозревать начинают всех подряд. Рассмотрим подробнее, как доказать свою невиновность в краже или в недостаче.

Как правило, сотрудник, работающий с деньгами или с товаром, является материально ответственным лицом. При принятии вас на работу вы должны подписывать соответствующий договор.

Если на вашем предприятии все же случилась недостача, то по закону работодатель имеет полное право взыскать со своих сотрудников материальный ущерб, но в размерах, не превышающих среднюю заработную плату. Порядок привлечения сотрудника к возмещению причиненного материального ущерба установлен в законодательстве статьями № 247, 248.

Статья № 247. Работодатель обязан установить размер ущерба и причины, по которым данный факт произошел. В свою очередь начальство обязано провести проверку, и установить обстоятельства возникновения недостачи.

Работодатель вправе созвать комиссию из соответствующих специалистов. Вы обязательно должны написать заявление, в котором детально опишете ситуацию и вашу к ней причастность.

Если вы откажетесь писать такую бумагу, то будет составлен акт по этому поводу. Но это не в ваших интересах, тем более если вы уверены в своей невиновности. Вы можете прибегнуть к услугам адвоката и вместе с ним отслеживать ход проверки, знакомиться с соответствующими документами по ее проведению.

Статья № 248 ТК. По распоряжению вашего непосредственного начальства с вас имеют право снять полученную недостачу в размере, не превышающем вашу среднемесячную заработную плату.

Обратите внимание

Подобное распоряжение в соответствии с законом может быть оглашено не позднее первого месяца после проведенной на предприятии проверки и установлении всех фактов и размеров недостачи.

Размер допустимой суммы, которую можно с вас взыскать, рассчитывается после полного вычета из заработной платы НДФЛ.

Доказать невиновность в недостаче

На что следует обратить внимание в первую очередь:

  • Вы должны знать, что если месяц после проверки уже прошел, а вы не согласны с тем, что на вас повесили недостачу, причем ее размер значительно превышает вашу среднемесячную зарплату, то руководство компании вправе подать иск в суд, и данный вопрос будет решаться уже там.
  • Если вышеперечисленные меры по установлению фактов недостачи со стороны руководства соблюдены не будут, то вы имеете право обжаловать данные действия в суде.
  • Если с результатами проверки вы согласны, то ущерб можно добровольно возместить частично, при этом допускается отсрочка платежа по договору, который вы составите с руководством компании.
  • В случае, когда после произошедшего вас собираются увольнять, и вы уже подписали документ, подтверждающий вашу причастность к недостаче, но возмещать ее отказываетесь, работодатель имеет право подать на вас в суд.
  • Ваш работодатель может подать на вас исковое заявление в суд в течение года с первого дня, когда на предприятии им была обнаружена недостача.
  • В случае, когда вы не причастны к недостаче, но руководство шантажирует вас и заставляет оплатить причиненный организации ущерб, идите в полицию и пишите заявление о злоупотреблении работодателем своих полномочий и мошенничестве.

Целесообразным будет, если вы самостоятельно проследите за ходом проверки. Несоблюдение условий пойдет вам только на руку.

  • Проверка должна проводится по инструкции № 69.
  • Создается комиссия из специально обученных людей.
  • Составляется определенный документ по факту ревизии, в котором кассир или ответственное за товар лицо обязательно должен поставить пометку, что с результатами проведенной проверки он согласен.

Ответ на вопрос: «как можно доказать невиновность в недостаче» непростой. В любом случае если вы считаете, что вы не виноваты – пишите заявление в полицию, они обязаны разобраться в данном деле.

Вы вправе доказать свою невиновность в суде, и можете даже выиграть суд– для этого необходимо составить заявление, прибегнув к услугам вашего адвоката.

Меры безопасности при работе с материальными ценностями

Прежде чем приступить к своим прямым обязанностям на рабочем месте, детально ознакомьтесь с системой безопасности предприятия, что в последующем может спасти вашу репутацию.

Обязательно проверьте, ведется ли деятельность предприятия в соответствии с законом. Есть ли в наличии кассовый аппарат или денежные средства при этом официально нигде не учитываются. Постарайтесь максимально обезопасить себя от возможных неприятных обстоятельств.

Пренебрежение самыми элементарными правилами безопасности и предосторожностями ни к чему хорошему привести не смогут. В первую очередь вам самим следует обезопасить себя от различного рода неприятностей, связанных с материальной ответственностью. Поэтому для начала нужно быть честным перед собой, и подобного рода проблемы вас не коснутся.

Меры предосторожности Детали
Видеонаблюдение Обратите внимание, попадает ли ваше рабочее место в поле зрения камер видеонаблюдения. В случае возникновения проблем вы имеете право поднять сделанные ими записи.
Кассовый аппарат Постарайтесь проводить операции с денежными средствами, которые к вам поступают, только через кассовый аппарат. Кассовые ленты также могут послужить в случае необходимости доказательством вашей невиновности.
Письменное доказательство принятия наличных Если кассового аппарата на рабочем месте нет, то возьмите расписку с человека, который отдает вам деньги. В ней указывают сумму и данные человека, передающего вам денежные средства. В конце ставите свою подпись о получении.
Документы Никогда не подписывайте сомнительные документы. Перед подписанием каких–либо бумаг детально их изучите.

Когда работника нельзя обвинить в недостаче

Также вы должны знать, что есть определенные ситуации, когда работника нельзя обвинить в нанесенном ущербе:

  • при воздействии непреодолимой силы;
  • в случае крайней необходимости;
  • если ущерб нанесен в случае самообороны;
  • неисполнение надлежащих правил по хранению материальных ценностей непосредственным руководством.

Если вы попали в неприятную ситуацию, ни в коем случае, не паникуйте. Нужно приложить максимум усилий, чтобы решить этот вопрос.

В любой момент вы можете обратиться за помощью в правоохранительные органы или нанять адвоката, который грамотно поможет вам решить возникшую проблему.

Нерешаемых ситуаций быть не может, в случае полной уверенности в своей непричастности к недостаче обязательно старайтесь доказать свою правоту и не поддавайтесь на шантаж и угрозы со стороны вышестоящих сотрудников и руководства. Какой бы ситуация не казалась вам безвыходной, всегда нужно идти до конца, отстаивая свою честь и права.

Источник: https://urist.one/dolzhnostnye-prestupleniya/obvinyayut-v-nedostache.html

Бухгалтерский учет недостачи в кассе, выявленной при инвентаризации наличных денег – проводки, документы

Главная > Бухучет > Денежные средства > Наличные > Учет > Бухгалтерский учет недостачи в кассе, выявленной при инвентаризации наличных денег – проводки, документы

  • Речь идет о так называемых недостачах в операционной кассе.
  • Безусловно, при большом количестве контрагентов и значительном объеме наличных операций предприятию будет сложно полностью исключить возникновение кассовых недостач.
  • Необходимо разобраться, что должен предпринимать руководитель организации при выявлении подобных фактов, какие документы необходимо оформлять в этих случаях, кем возмещается сумма недостающей наличности, как можно реально воспрепятствовать возникновению денежных недостач на предприятии.
  • Как правило, недостача наличности в организации выявляется посредством инвентаризации её операционной кассы.
  • Данная процедура регулярно проводится хозяйствующим субъектом по установленному регламенту.
  • Необходимость её совершения на предприятии может быть обусловлена, например, формированием годовой финансовой отчетности или иными причинами.
  • Прежде всего, проверяется соответствие реальных остатков кассовой наличности сведениям, зафиксированным в учетных регистрах.

Кроме того, хозяйствующим субъектом может осуществляться незапланированная проверка собственной кассы. Подобное мероприятие также нередко способствует выявлению недостачи наличности.

Внеплановые ревизии проводятся в отношении кассы предприятия по следующим возможным причинам:

  • Наличие обоснованных подозрений о вероятных хищениях активов организации.
  • У хозяйствующего субъекта поменялся собственник.
  • Произошло чрезвычайное обстоятельство, стихийное бедствие.
  • Сменился материально-ответственный субъект.
  1. Если работодатель инициировал очередную проверку кассы и установил факт недостачи наличности, ему следует осуществить на этом основании ряд конкретных мероприятий.
  2. Для начала требуется получить соответствующие объяснения от уполномоченного кассира.
  3. Чтобы предоставить руководству необходимые разъяснения по поводу обнаруженной недостачи, у сотрудника, отвечающего за операционную кассу, имеется всего лишь два дня.
  4. Работодатель вправе сформулировать данное требование устным распоряжением или письменным документом.
  5. Если же кассир отказывается предоставить руководству какие-либо пояснения по поводу сложившейся ситуации, факт такого отказа обязательно подлежит документальному оформлению – составляется специальный акт.

Следующий этап – проведение работодателем необходимого расследования. Цель данного мероприятия – выяснить причину обнаруженного несоответствия и найти субъекта, виновного в кассовой недостаче.

Если по итогам расследования руководству организации удалось достоверно установить ответственное лицо (сотрудника), чьё действие/бездействие привело к утрате наличности, на виновного субъекта следует наложить надлежащее взыскание.

При этом нужно руководствоваться нормами актуального законодательства. Если такое взыскание налагается, данный факт обязательно оформляется отдельным приказом.

Что делать, если при инвентаризации выявлены излишки?

Какие документы нужно оформить?

По итогам ревизии кассы составляется акт, форма которого должна соответствовать стандарту ИНВ-15. Если выявляется недостача наличности, заполнение данного документа имеет свои особенности.

  • При этом важно не только установить факт отсутствия учтенных денег в кассе, но и достоверно определить причины подобного несоответствия (кража, форс-мажор, пересортица, утрата).
  • Отчет ИНВ-15 формируется обычно в двух экземплярах: один предоставляется ответственному кассиру, а другой – направляется в бухгалтерию.
  • Кроме того, руководитель хозяйствующего субъекта оформляет специальный акт, посредством которого ответственный кассир оповещается о выявленной недостаче.
  • Сотрудник, отвечающий за кассу, по которой инвентаризацией обнаружилось несоответствие, готовит письменную объяснительную.
  • Если в течение двух дней необходимые пояснения работодателю не предоставляются, требуется сформировать специальный акт, удостоверяющий факт такого отказа.
  • Затем руководство предприятия проводит специальное расследование выявленной недостачи, по итогам которого вина кассира либо доказывается, либо опровергается.
  • Если виновность кассира официально подтверждается, на него накладываются финансовые санкции – взыскание, которое оформляется отдельным распорядительным актом работодателя.
  • Приказ о денежном взыскании содержит сведения о виновнике, дату обнаружения несоответствия по кассе, описание обстоятельств выявления недостачи, а также её размер и способ компенсации (единовременное погашение, рассрочка выплаты, периодические удержания конкретных сумм из зарплаты).
  • Таким образом, чтобы корректно списать кассовую недостачу или правильно отнести её сумму на счет ответственного сотрудника (кассира), работодателю необходимо подготовить следующие бумаги:
  • Акт, подтверждающий достоверность итогов ревизии, по результатам которой обнаружилась кассовая недостача.
  • Ведомость проведенной сверки (сличения).
  • Ведомость учета итогов проверки.
  • Письменные пояснения, предоставленные ответственным кассиром.
  • Распорядительный акт руководства о наложении денежного взыскания на лицо, вина которого установлена внутренним расследованием.
  • Судебный вердикт (если имеется).
  • Решение работодателя о приостановлении процедуры внутреннего расследования (если не удалось установить виновного субъекта).

Образец акта об отсутствии денежных средств

Формируется такой акт по стандарту ИНВ-15. Выявление кассовой недостачи предопределяет следующие особенности его составления:

  • Указываются реквизиты хозяйствующего субъекта, регистрационный номер и дата издания приказа о кассовой ревизии, регистрационный номер и дата оформления самого акта ИНВ-15, дата выполнения кассовой инвентаризации. Акт ИНВ-15 оформляется в день выполнения кассовой проверки.
  • Основная часть документа содержит детальные сведения об учетной сумме денежной наличности и реальной величине кассового остатка.
  • В итогах ревизии фиксируется обнаруженная недостача.
  • Обратная сторона составляемого акта содержит сведения о надлежащих пояснениях, предоставленных материально-ответственным субъектом. Кроме того, указывается вердикт работодателя (увольнение/выговор).

Обязан ли кассир возмещать?

Профессиональная деятельность кассира на предприятии имеет непосредственное отношение к работе с наличностью. Безусловно, это предполагает большую ответственность такого сотрудника.

  1. Законодательством РФ регламентирован список должностей, предусматривающих полную материальную ответственность, что означает обязанность соответствующего работника в полном размере компенсировать работодателю причиненный ущерб.
  2. Кассир – должность, которая также относится к данному перечню.
  3. Соответственно, сумма кассовой недостачи может полностью относиться на кассира, поскольку именно этот сотрудник организации отвечает за сохранность её наличности.
  4. Такое правило устанавливается по Трудовому Кодексу РФ (конкретно – статья 242).
  5. Кассир правомерно освобождается от обязанности компенсировать работодателю кассовую недостачу, если такое несоответствие возникло из-за факторов или обстоятельств, не зависящих от него.
  6. К подобным обстоятельствам относятся форс-мажоры (например, хищения, ограбления), а также катастрофы и иные явления, ставшие прямыми причинами повреждения кассы.

Бухучет и проводки

  • Если в ходе инвентаризации выявлена недостача денежных средств кассы, то в бухгалтерском учете отражаются соответствующие проводки.
  • Счета бухучета для отражения недостачи, которая выявлена по кассе, выбираются в зависимости от того, каким образом списывается несоответствие.
  • Если работодатель требовал возмещения данной суммы через суд, соответствующие судебные издержки организации могут законно относиться на внереализационные затраты.
  • Что касается бухучета недостачи, то его специфика будет зависеть от виновности кассира и характера возмещения (списания) соответствующего ущерба.
  • Если сотрудник компенсировал полную сумму обнаруженной недостачи, её величину учитывают следующим образом:
Операция (описание) Дебет Кредит
Кассовая недостача обнаружена в определенном размере 94 50
Сумма выявленного несоответствия относится на виновника 73/2 94
Компенсация ущерба виновником 70 73/2

Если работодатель освобождает виновного сотрудника от обязанности компенсировать выявленное при инвентаризации кассовое несоответствие, сумма такой недостачи становится безвозвратным ущербом и списывается в следующем порядке:

Операция (описание) Дебет Кредит
Кассовая недостача обнаружена в определенном размере 94 50
Сумма выявленного несоответствия относится на виновника 73/2 94
Недостача списывается как безвозвратный ущерб 91/2 94

Если вина кассира расследованием не подтверждается, ущерб переносится на финансовые итоги хозяйствующего субъекта и признается по статье его внереализационных затрат, учитываемых для налогообложения:

Операция (описание) Дебет Кредит
Кассовая недостача обнаружена в определенном размере 94 50
Недостача списывается без установления виновника 91/2 94

Как избежать?

Чтобы не допустить возникновения кассовых несоответствий, руководство компании должно предпринять все возможное для профилактики вероятных причин недостач:

  • Корректно организовать и оборудовать помещение кассы.
  • Внимательно относиться к подбору, проверке, инструктажу кассиров.
  • Минимизировать внешние воздействия со стороны природных и иных факторов, способных повредить кассу.
  • Обеспечить надежную охрану кассового помещения и денежных ящиков.
  • Придерживаться строгих норм и принципов кассовой дисциплины.

Источник: https://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/uchet/nedostacha-v-kasse.html

Недостачи в кассе проводки

  1. Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира.

    Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком.

    Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.

  2. ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.

  3. Административный штраф. Кассир своим действием, бездействием или небрежностью нарушил порядок работы с наличностью, значит, может быть подвергнут и административной ответственности. Должностные лица могут заплатить 4–5 тыс. руб., а юридические – 40–50 тыс. руб. – это помимо возмещения самой суммы недостачи.
  4. Дисциплинарное взыскание. Может быть наложено работодателем также, помимо компенсации ущерба. Нерадивому кассиру можно сделать замечание, объявить выговор, а в некоторых случаях без пощады уволить.
  5. Уголовная ответственность. Грозит тем должностным лицам, в отношении которых был доказан умысел их действий. Такими виновными действиями признаются:
    • кража – тайное присвоение чужого;
    • мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
    • растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
    • присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.

Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.

Уголовная ответственность за недостачу денег в кассе

Вид правонарушения Санкция Срок, сумма
1. Кража Штраф До 80 000 руб. или в размере зарплаты или дохода за полгода
Обязательные работы До 180 часов
Исправительные работы От полугода до года
Ограничение свободы До 2 лет
Арест От 2 до 4 месяцев
Лишение свободы До 2 лет
2. Мошенничество Штраф До 120 000 руб. или в размере годичной зарплаты или других доходов
Обязательные работы До 180 часов
Исправительные работы От 6 месяцев до года
Ограничение свободы До 2 лет
Арест От 2 до 4 месяцев
Лишение свободы До 2 лет
3 Растрата, присвоение Штраф До 120 000 руб. или в размере годичного дохода
Обязательные работы До 120 часов
Исправительные работы До полугода
Ограничение свободы До 2 лет
Лишение свободы До 2 лет

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! За любое деяние, предусматривающее уголовную ответственность, виновного можно уволить по инициативе работодателя.

Как провести недостачу по бухгалтерии

При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.

В бухучете для этих операций существуют следующие проводки.

  1. При возмещении работником всей суммы недостачи ее проводят по «Прочим доходам» в отчетном периоде, в котором их признал должник или суд:
    • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
    • дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
    • дебет 70, кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – сумма удержана из заработной платы кассира или внесена им в кассу.
  2. Организация разрешила кассиру не возмещать недостачу. Сумма, ставшая уже безвозвратным ущербом, относится к «Прочим расходам»:
    • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
    • дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
    • дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи, не возмещаемая кассиром, признана в составе прочих расходов.
  3. Вины кассира нет. Если средства утрачены в результате непреодолимых обстоятельств, а кассир не при чем, то убытки относят ко внереализационным расходам, признаваемым в налогообложении и списываемым на финансовые результаты деятельности фирмы:
    • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
    • дебет 91-2, кредит 74 – списана недостача с неустановленным виновником.

Что делать работодателю, если выявлена нехватка денежных средств?

В большинстве случаев недостачи наличных денежных средств выявляются в ходе инвентаризации. Эта процедура является неотъемлемой частью работы практически каждой организации.

  • Что делать при недостаче ТМЦ, выявленной при инвентаризации?
  • В процессе ее проведения осуществляется пересчет и оценка материальных ценностей, денег, относящихся к имуществу компании.
  • Кроме этого, недостачи выявляются в результате незапланированных проверок. Необходимость их проведения обусловлена следующими факторами:
  • смена материально-ответственного лица;
  • стихийное бедствие, ЧС;
  • смена собственника предприятия;
  • вероятность хищения имущества фирмы.

Если в ходе проведения проверки работы кассира работодателем была выявлена недостача, ему необходимо предпринять ряд действий. Первое, что нужно сделать — потребовать объяснений от кассира.

Для предоставления разъяснений ситуации ему выделяется 2 дня. Требование работодателя может быть оформлено документально или выражаться в устной форме. Отказ сотрудника от дачи показаний должен оформляться в виде акта.

В последующем работодателем проводится расследование. По его итогам определяется виновный, в результате действия или невнимательности которого возникла недостача. В случае вынесения ему взыскания составляется приказ.

Что делать при обнаружении недостачи в магазине?

Возможные причины отсутствия наличности

Недостача далеко не всегда связана с недобросовестным отношением ответственных сотрудников к своей работе.

Причинами возникновения такого явления могут служить другие факторы.

  • кража. Самое распространенное обстоятельство. Совершить хищение может любое лицо, имеющее доступ к кассе;
  • обстоятельства непредвиденного характера. К примеру, стихийное бедствие. В результате такого явления материальные ценности могут быть утрачены или испорчены без участия людей;
  • пересорт. Продажа товара по недействительной или более низкой цене. Часто такая ошибка возникает в том случае, если компания занимается реализацией одного товара нескольких видов;
  • производственные издержки. Товары могут быть испорчены без чьей-то вины.

Важно учесть — для каждого вида недостачи имеется определенный лимит, поэтому незначительные недостатки денежных средств в кассе — нормально явление.

Обязан ли кассир возмещать деньги?

Кассир — это сотрудник, профессиональная деятельность которого связана с работой с наличными средствами. На него возлагается огромная ответственность.

В ТК РФ и Постановлении Министерства труда отражен перечень должностей, по отношению к которым обязательно должен устанавливаться полный вид материальной ответственности. Это означает, что при выявлении нарушений, работники обязаны полностью возместить работодателю весь ущерб.

  1. Должность кассира включена в указанный перечень.
  2. Сумма недостачи может быть отнесена на кассира в полном объеме, так как ответственность за отсутствие наличных денег в кассе возлагается именно на этого сотрудника.
  3. Данное правило регламентируется 242 статьей ТК РФ.
  4. Кассир не обязан выплачивать работодателю компенсацию в том случае, если возникновение недостачи было спровоцировано факторами, от него не зависящими. Таковыми являются:
  • катастрофа или другое подобное явление, в ходе которого касса подверглась повреждению;
  • воздействие непреодолимой силы — ограбление, хищение и т.д.

Способы возмещения

  • Если кассир обладает соответствующей возможностью, он должен погасить задолженность единоразово.
  • В случае значительной недостачи возможна рассрочка платежа.
  • Важно, что таким образом взыскание денежных средств проводится только при согласии обеих сторон трудовых отношений.
  • Также может устанавливаться определенная сумма, которая будет удержана из заработной платы сотрудника до момента возврата полной утраченной суммы.
  • При наличии разногласий или отказа кассира от компенсации убытков работодатель вправе обратиться в суд.

Как списать выявленную нехватку денег?

Для того чтобы выявленная по результатам проверки работы кассира недостача была списана или отнесена на счет кассира, необходимо позаботиться о наличии следующих документов:

  • Акт о правильности проверки, в ходе которой была выявлена недостача.
  • Сличительная ведомость.
  • Ведомость учета результата инвентаризации
  • Объяснительная записка кассира.
  • Приказ руководителя о назначении взыскания.
  • Решение судебного органа (при наличии).
  • Постановление о приостановлении расследования ситуации (если виновник не найден).

Также некоторые изменения отражаются в бухгалтерском учете. Все недостачи должны быть списаны в дебет 94 счета, который имеет соответствующее название — “Недостачи и потери от порчи ценностей”.

Документальное оформление

Недостачу денег в кассе относят к категории расходов. Для ее установления проводится инвентаризация, по результатам которой выявляются причины недостатка денежных средств в кассе.

По окончанию процедуры ответственными сотрудниками составляется акт, оформленный по унифицированной форме ИНВ-15.

Отчет составляется в нескольких экземплярах. Один передается в отдел бухгалтерии, другой остается у кассира.

  1. Руководителем организации оформляется акт, с помощью которого он оповещает сотрудника о случившемся недоразумении.
  2. В течение нескольких дней сотрудники, по предварительным данным виновные в выявлении недостатка, должны предоставить письменные объяснения.
  3. Если по окончанию указанного периода объяснительная записка не предоставляется руководителю, составляется акт об отказе.

Факт выявления недостачи также отражается в бухгалтерском учете. Для этого создан специальный счет 94, имеющий соответствующее название — “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Также недостачи могут отражаться в счете 50 — “Касса”.

  • После получения / неполучения объяснений кассира работодателем проводится расследование возникшей ситуации.
  • По ее результатам подтверждается или опровергается факт присутствия вины кассира.
  • В случае, если сотрудник признается виновным, ему назначается финансовое взыскание.
  • С этой целью руководителем издается соответствующий приказ.

В документе указанного вида отражается информация о нарушителе, дата выявления недостачи и условия, при которых она была обнаружена. Указывается величина недостачи и способ ее возмещения.

Источник: https://iiotconf.ru/nedostachi-v-kasse-provodki/

Недостача в кассе: что делать, ответсвенность, взыскание

Несоответствие данных кассового учета и суммы фактической наличности периодически возникают во всех компаниях, проводящих операции с деньгами. Это может быть мелкий магазин, торговая точка или крупный супермаркет, торговый центр. Независимо от того, где возникла недостача в кассе для подобных случаев применяется единый порядок действий.

Как выявляются расхождения фактического и учетного остатка в кассе

Выявить недостачу наличных денег может любое лицо занятое их обслуживанием или пересчетом. В частности, это может произойти:

  • При ежедневном снятии выручки в торговой точке или на месте кассира операциониста;
  • При проверке остатков кассы руководителями или уполномоченными сотрудниками компании;
  • В ходе аудиторской проверки;
  • В процессе проведения инвентаризации.

Обнаружение нехватки наличности в кассе всегда требует тщательного расследования, определения причин этого происшествия и принятия последующих адекватных мер воздействия.

Порядок действий компании при выявлении недостачи в кассе

Если выявлена недостача денежных средств в кассе и это сделано не в ходе инвентаризации, компании необходимо предпринять следующие шаги:

  • Издается приказ о проведении инвентаризации и назначении комиссии для ее осуществления;
  • Проводится пересчет наличности в присутствии отвественного лица;
  • По итогам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств;
  • С ним знакомиться кассир и в нем же дает пояснения причин возникших отклонений;
  • Если ответственное лицо отказывается знакомиться под роспись с результатами инвентаризации на это также составляется акт;
  • На основе оформленных итогов инвентаризации определяются виновные в недостаче лица;
  • Принимается решение о взыскании недостающей суммы с виновных лиц;
  • Производится погашение недостачи за счет допустивших ее ответственных лиц.

В случае, когда нехватка наличности обнаруживается в ходе плановой или внезапной инвентаризации, первые 2 этапа будут уже проведены к моменту обнаружения в кассе недостачи.

Как проходит инвентаризация кассы

Назначенная распоряжением руководителя компании комиссия в указанные в нем сроки проводит инвентаризации кассы в присутствии материально-ответственного лица.

Осуществление проверки без присутствия ответственного работника допустимо только в случаях его отсутствия на работе по уважительной причине, например, болезни.

Тогда к пересчету привлекается другой кассир или субъект, которому передаются под ответственность ценности.

До начала проверочных процедур с материально-ответственного лица берется расписка в том, что он завершил оформление всех приходно-расходных документов, передал их в бухгалтерию. При этом он заверяет подписью, что все принятые ценности им оприходованы, а израсходованные, списаны. Условно процесс инвентаризации состоит из нескольких этапов:

  • Пересчет наличности и ценностей, фактически находящихся в кассе;
  • Сверка полученных данных с записями в кассовой книге;
  • Оформление и подписание участниками акта ревизии наличности в кассе.

Факт недостачи в обязательном порядке должен найти свое отражение в акте.

Акт составляется в 2 экземплярах. Один отправляется в бухгалтерию, а второй остается у кассира на руках.

Как оформить акт ревизии наличных

Для оформления итогов пересчета наличных денежных средств следует использовать форму № ИНВ-15 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) – скачать бланк. Последовательность его заполнения, следующая:

  • Ответственное лицо заполняет расписку в верхней части о том, что все документы оформлены, средства оприходованы и списаны;
  • Приводятся сумма фактического остатка наличности и ценностей и итоги по данным учета;
  • Если, выявлен излишки или недостачи, ниже указывается их сумма;
  • После этого кассир заполняет раздел для дачи объяснений по причинам, в результате которых образовались отклонения;
  • В нижней части акта директор указывает сове решение по итогам выявленных расхождений

Скачать образец заполненного акта по недостаче

Акт в обязательном порядке подписывается членами комиссии и материально-ответственным лицом, руководитель компании ставит свою подпись под принятым им решением.

Если происходит смена ответственных лиц, то акт составляется в 3 экземплярах: для бухгалтерии и каждому из кассиров.

В случае отказа работника от дачи письменных пояснений по выявленным отклонения комиссия составляет дополнительный акт, в котором фиксируется данный факт. С ним сотрудника тоже необходимо ознакомить под роспись.

Скачать образец заполненного акта об отказе от дачи пояснений

Ответственность виновного лица при выявлении недостачи

В целях применения наказания к лицу, допустившему нехватку наличности в кассе, не играет никакой роли причина, по которой она возникла. Взыскание налагается в случае:

  • Хищения и совершения иных виновных действий с целью личного обогащения;
  • Небрежного исполнения должностных обязанностей;
  • Выдачи лишних денежных средств из кассы по причине невнимательности.

При приеме сотрудника на работу с ним заключается трудовой договор, помимо этого, с кассиром подписывается договор о полной материальной ответственности. В связи с этим к работнику кассы могут быть применены следующие виды ответственности:

  • Дисциплинарная – за ненадлежащее исполнение обязанностей: замечание, выговор или увольнение. При этом обязательно учитывается тяжесть совершенного проступка и степень вины работника;
  • Материальная, на основе соответствующего договора, заключающаяся в возмещении недостающей суммы денежных средств.

За каждый дисциплинарный проступок налагается только одно наказание. Однако недостача в кассе относится к грубым нарушениям обязанностей и допускает применение в том числе и увольнение.

Когда кассир может избежать ответственности

Лицо не может быть привлечено к возмещению ущерба в ряде ситуаций (ст. 239 ТК РФ). К ним относятся:

  • Чрезвычайные происшествия и обстоятельства непреодолимой силы (стихийные бедствия, пожары);
  • В случае возникновения нормального хозяйственного риска, однако для кассира данное положение слабо применимо;
  • В ситуации крайней необходимости или для необходимой обороны (например, в случае ограбления под угрозой жизни);
  • В случае пренебрежения работодателем созданием необходимых условия для обеспечения сохранности ценностей.

На работодателя прямо возложена обязанность оборудования соответствующих помещений для обеспечения сохранности денежных средств в кассе. В случае их нарушения он не может претендовать на возмещение ущерба.

Как взыскать недостачу в кассе с виновного

Механизм взыскания с кассира суммы нехватки наличных денежных средств зависит от целого ряда обстоятельств и имеет определенные ограничения. К работнику могут быть применены следующие процедуры по возмещению недостачи:

  • Суммы в пределах среднемесячного заработка сотрудника удерживаются по приказу работодателя без согласования с работником. Однако сумма ежемесячного взыскания не должна превышать 20% от суммы его заработка. Сделать это можно в течение месяца с момента определения окончательной суммы ущерба.
  • При пропуске отведенного для взыскания месячного срока или если сумма недостачи превышает средний заработок за 1 месяц, взыскать ущерб можно в добровольном порядке или через суд. Если сотрудник согласен погасить долг он пишет соостветвующее заявление и либо вносит сразу всю сумму, либо с него удерживают ежемесячно не более 20%. При отказе работника возместить ущерб, компания вправе искать справедливости в суде.

Взыскание ущерба право, а не обязанность работодателя и при наличии на то веских оснований он вправе отказаться от претензий к работнику в части возмещения им недостачи.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему!

  1. Задайте вопрос через через онлайн-чат (справа).
  2. Звоните на горячую линию по телефону:
    • Москва и Область: +7 (499) 653-60-72 доб. 867
    • Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-14-07 доб. 872
    • Россия: +8 (800) 500-27-29 доб. 572

Юристы консультируют бесплатно! Время работы – круглосуточно.

Источник: https://glavny-yurist.ru/nedostacha-denezhnyh-sredstv-v-kasse-chto-delat.html

Недостача в кассе. Ответственность. Проводки

Если организация работает с наличными денежными средствами, какой-то процент ошибок практически неизбежен. Особенно часты денежные несоответствия в фирмах, где движение кэша очень обширное, а ответственные за это лица часто меняются, например, в супермаркетах с большим количеством касс, крупных торговых центрах и т.п.

Рассмотрим, как в таких случаях правильно поступить руководству организации, что грозит не уследившему за частью денег кассиру, а также раскроем особенности проведения недостачи через бухгалтерский учет.

Кто может выявить недостачу

Недостача – это выявленное отрицательное несоответствие между показателями финансового учета и фактическим количеством наличных денег в операционной кассе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если средств больше, чем полагалось бы по документам (положительное несоответствие), речь идет об излишках, поступающих в прибыль организации.

Кто и в ходе каких процедур может обнаружить такое расхождение? Наиболее часто недостача выявляется:

  • самим кассиром-операционистом;
  • сотрудником, исполняющим кассирские функции;
  • непосредственным начальством кассира;
  • инвентаризационной комиссией;
  • ревизором, проверяющим кассу;
  • учредителями или акционерами фирмы;
  • вышестоящим руководством;
  • аудиторами в ходе внешней проверки.

Все эти лица имеют право на сверку данных учета и подсчет наличности в кассе на требуемый момент на основании пунктов 37 и 38 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40.

Виновен всегда кассир

Кассиру вверяются на хранение материальные ценности (в данном случае – наличная выручка) на основании заключенного с ним трудового договора.

Ст. 242 ТК РФ говорит о том, что в таких ситуациях на работнике лежит полная материальная ответственность за компенсацию утраченных средств. А ст.

244 обуславливает правомерность заключения такого договора с работниками, занимающими должность кассира, если они достигли возраста совершеннолетия.

Кроме кассиров, полная материальная ответственность ложится и на некоторые другие категории работников, предусмотренные Постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 года.

КСТАТИ! В случае причинения ущерба фирме вина кассира может быть не только в неправомерных действиях, но и в бездействии, а также в халатности и недобросовестном отношении к собственным трудовым обязанностям.

Виды ответственности за недостачу

  1. Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира.

    Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком.

    Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.

  2. ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.

  3. Административный штраф. Кассир своим действием, бездействием или небрежностью нарушил порядок работы с наличностью, значит, может быть подвергнут и административной ответственности. Должностные лица могут заплатить 4–5 тыс. руб., а юридические – 40–50 тыс. руб. – это помимо возмещения самой суммы недостачи.
  4. Дисциплинарное взыскание. Может быть наложено работодателем также, помимо компенсации ущерба. Нерадивому кассиру можно сделать замечание, объявить выговор, а в некоторых случаях без пощады уволить.
  5. Уголовная ответственность. Грозит тем должностным лицам, в отношении которых был доказан умысел их действий. Такими виновными действиями признаются:
    • кража – тайное присвоение чужого;
    • мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
    • растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
    • присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.

Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.

Уголовная ответственность за недостачу денег в кассе

Вид правонарушения Санкция Срок, сумма
1. Кража Штраф До 80 000 руб. или в размере зарплаты или дохода за полгода
Обязательные работы До 180 часов
Исправительные работы От полугода до года
Ограничение свободы До 2 лет
Арест От 2 до 4 месяцев
Лишение свободы До 2 лет
2. Мошенничество Штраф До 120 000 руб. или в размере годичной зарплаты или других доходов
Обязательные работы До 180 часов
Исправительные работы От 6 месяцев до года
Ограничение свободы До 2 лет
Арест От 2 до 4 месяцев
Лишение свободы До 2 лет
3 Растрата, присвоение Штраф До 120 000 руб. или в размере годичного дохода
Обязательные работы До 120 часов
Исправительные работы До полугода
Ограничение свободы До 2 лет
Лишение свободы До 2 лет

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! За любое деяние, предусматривающее уголовную ответственность, виновного можно уволить по инициативе работодателя.

Порядок взыскания недостачи

  1. Обнаружение денежного несоответствия в кассе и в бумагах.
  2. Запрос объяснительной у кассира. В случае непредоставления или прямого отказа от ее составления – написание специального акта с подписью двух свидетелей.
  3. Издание руководством Приказа (распоряжения) о возмещении недостачи.
  4. У согласного на добровольное возмещение кассира сумму недостачи спишут с ближайшей зарплаты либо он сам внесет деньги в кассу. Можно договориться о рассрочке.
  5. При отказе кассира от возмещения или если сумма велика, руководство обращается в суд.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работодатель может, рассмотрев обстоятельства и объяснение кассира, совсем отказаться от требования возмещения на любом этапе, частично или в полном объеме.

Когда кассир не виноват

Закон оговаривает некоторые обстоятельства, которые снимают вину и материальную ответственность с кассира. К ним относятся:

  • стихийное бедствие, в результате которого касса была повреждена и средства утрачены;
  • другое действие неодолимой силы, независимой от кассира (ограбление, похищение средств при транспортировке или передаче в/из банка).

В этом случае акт недостачи фиксируется, помимо обычной процедуры экстренной инвентаризации, еще и актом правоохранительных органов.

Как провести недостачу по бухгалтерии

При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.

В бухучете для этих операций существуют следующие проводки.

  1. При возмещении работником всей суммы недостачи ее проводят по «Прочим доходам» в отчетном периоде, в котором их признал должник или суд:
    • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
    • дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
    • дебет 70, кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – сумма удержана из заработной платы кассира или внесена им в кассу.
  2. Организация разрешила кассиру не возмещать недостачу. Сумма, ставшая уже безвозвратным ущербом, относится к «Прочим расходам»:
    • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
    • дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
    • дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи, не возмещаемая кассиром, признана в составе прочих расходов.
  3. Вины кассира нет. Если средства утрачены в результате непреодолимых обстоятельств, а кассир не при чем, то убытки относят ко внереализационным расходам, признаваемым в налогообложении и списываемым на финансовые результаты деятельности фирмы:
    • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
    • дебет 91-2, кредит 74 – списана недостача с неустановленным виновником.

Источник: https://assistentus.ru/kassa/nedostacha/

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Проверка на полиграфе в связи с недостачей в магазине.

Недостача обнаружена в кассе, при пересчете наличности. По факту хищения денежных средств в правоохранительные.

Выявлены недостачи. Как их удержать.

Содержание

Ответственность материально ответственного лица за недостачу

Согласно нормам ст. 242 ТК, работник отвечает перед работодателем по причиненным ущербам в полном размере. При оформлении кассира в штат предприятия с ним заключается, помимо трудового договора, еще и договор о матответственности (ст. 244 ТК), на основании которого и с учетом законодательных требований с виновного должностного лица может быть взыскан ущерб. Если обнаружена недостача в кассе, ответственность кассира возникает независимо от того, случайны его действия или умышленны.

Как производится возмещение недостачи материально ответственным лицом? Прежде всего, необходимо документально оформить результаты инвентаризации и зафиксировать в установленном порядке результаты проверки. Затем выявляются размер и причина ущерба. Для этого администрация работодателя вправе создавать специальные комиссии. В обязательном порядке с сотрудника истребуются письменные объяснения происходящего, а если кассир уклоняется от предоставления пояснений, следует составить акт (стат. 247 ТК).

Списание недостачи на виновное лицо – проводки

Пример 1

Обнаруженный недостаток средств полностью покрывается виновным должностным лицом:

  • Д 94 К 50 – отражен в учете компании выявленный ущерб.
  • Д 73.2 К 94 – недостача отнесена на виновное лицо предприятия.
  • Д 70 К 73.2 – из заработка сотрудника произведено удержание суммы установленного ущерба.
  • Д 50 К 73.2 – или же возможно внесение недостачи средств напрямую в кассу организации.

Пример 2

Обнаруженный недостаток наличности образовался в результате стихийного бедствия (или иного ЧП), вины кассира в этом нет:

  • Д 94 К 50 – выявлена недостача денежных средств в кассе, проводка выполнена на основании акта комиссии и подтверждающих ЧП документов.
  • Д 91.2 К 94 – обнаруженный ущерб отнесен на прочие расходы предприятия. В целях расчета налога на прибыль такие суммы списываются на внереализационные затраты и учитываются при определении налога с прибыли (подп. 6 п. 2 стат. 265 НК).

Пример 3

Обнаруженный недостаток денег образовался по вине ответственного сотрудника, но по решению руководителя кассиру было разрешено частично не возмещать ущерб:

  • Д 94 К 50 – отражено выявление недостачи в кассе компании.
  • Д 73.2 К 94 – в признанном размере списана недостача на виновное лицо, проводка выполнена на основании соответствующего распоряжения директора.
  • Д 91.2 К 94 – отнесен на прочие расходы остаток невозмещенной недостачи.

Соответственно, если недостача отнесена на материально ответственное лицо, проводка выполняется с использованием сч. 73 или 76. В случае отсутствия виновников ущерба применяется сч. 91. Проводки делаются по нормам приказа № 94н.

Условия наступления ответственности работника за недостачу в кассе

При подписании трудового договора с кассиром (старшим кассиром, контролером) должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Работники, с которыми может быть заключен этот договор, а также должности, зафиксированы в Постановлении Минтруда РФ N 85.

Выявить недостачу денежных средств в кассе позволит систематическое проведение проверок. Ревизию проводит комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя организации.

Члены комиссии в присутствии лица, несущего материальную ответственность (кассира, контролера), должны пересчитать денежные средства, имеющиеся в кассе. Далее производится сравнение имеющегося в кассе остатка с остатком денег, указанным в кассовой книге. Комиссия подтверждает факт недостачи. По результатам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-15. В нем надлежит указать:

  • материально ответственное лицо;
  • состав комиссии;
  • сумма денежных средств в кассе, а также средств по учетным документам;
  • результаты инвентаризации;
  • объяснение причин недостачи;
  • решение руководителя организации.

У работника истребуется письменное объяснение. Если он отказывается дать такое объяснение, составляется акт об отказе.

Таким образом была выявлена недостача в кассе. Что делать в этом случае руководству организации?

Как документально оформить недостачу в кассе?

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, разобраться.

Выписка из журнала хоз. операций
08.01.2013
В результате ревизии кассы выявлена недостача, виновное лицо кассир 450 р.
Недостача внесена кассиром в размере 450 р.

При инвентаризации кассы оформляется ИНВ-15, можно этот документ указывать в кассовой книге?

Здравствуйте. Минфин дает ответ на данный вопрос:

Как отразить недостачу денег в кассовой книге

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

Запись о недостаче денег отразите в графе 5 «Расход» кассовой книги на основании акта инвентаризации.

Порядок отражения недостачи денег в кассовой книге в нормативных документах не рассмотрен.

Если на недостачу оформить расходный кассовый ордер, то окажется, что материально ответственный сотрудник (кассир) получил деньги с разрешения руководителя и главного бухгалтера. Но это не так.

Поэтому на основании акта инвентаризации в кассовой книге укажите:

номер акта инвентаризации и его дату – в графе 1;

«Недостача» – в графе 2;

счет 94 – в графе 3;

сумму недостачи – в графе 5.

Таким образом, остаток на конец дня в кассовой книге будет соответствовать остатку наличных денег в кассе.

Если впоследствии виновное лицо внесет недостачу в кассу, оформите это приходным кассовым ордером и сделайте запись в кассовую книгу о поступлении денег.

Такой вывод можно сделать из положений абзаца 3 пункта 4.6 и пунктов 5, 6 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Инструкции к плану счетов (счет 94).

Виды ответственности за недостачу

  1. Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира. Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком. Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.

ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.

  • Административный штраф. Кассир своим действием, бездействием или небрежностью нарушил порядок работы с наличностью, значит, может быть подвергнут и административной ответственности. Должностные лица могут заплатить 4–5 тыс. руб., а юридические – 40–50 тыс. руб. – это помимо возмещения самой суммы недостачи.
  • Дисциплинарное взыскание. Может быть наложено работодателем также, помимо компенсации ущерба. Нерадивому кассиру можно сделать замечание, объявить выговор, а в некоторых случаях без пощады уволить.
  • Уголовная ответственность. Грозит тем должностным лицам, в отношении которых был доказан умысел их действий. Такими виновными действиями признаются:
    • кража – тайное присвоение чужого;
    • мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
    • растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
    • присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.
  • Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.

    Что делать работодателю, если выявлена нехватка денежных средств?

    В большинстве случаев недостачи наличных денежных средств выявляются в ходе инвентаризации. Эта процедура является неотъемлемой частью работы практически каждой организации.

    Что делать при недостаче ТМЦ, выявленной при инвентаризации?

    В процессе ее проведения осуществляется пересчет и оценка материальных ценностей, денег, относящихся к имуществу компании.

    Кроме этого, недостачи выявляются в результате незапланированных проверок. Необходимость их проведения обусловлена следующими факторами:

    • смена материально-ответственного лица;
    • стихийное бедствие, ЧС;
    • смена собственника предприятия;
    • вероятность хищения имущества фирмы.

    Если в ходе проведения проверки работы кассира работодателем была выявлена недостача, ему необходимо предпринять ряд действий. Первое, что нужно сделать — потребовать объяснений от кассира.

    Для предоставления разъяснений ситуации ему выделяется 2 дня. Требование работодателя может быть оформлено документально или выражаться в устной форме. Отказ сотрудника от дачи показаний должен оформляться в виде акта.

    В последующем работодателем проводится расследование. По его итогам определяется виновный, в результате действия или невнимательности которого возникла недостача. В случае вынесения ему взыскания составляется приказ.

    Что делать при обнаружении недостачи в магазине?

    Возможные причины отсутствия наличности

    Недостача далеко не всегда связана с недобросовестным отношением ответственных сотрудников к своей работе.

    Причинами возникновения такого явления могут служить другие факторы.

    Основные причины появления недостачи денег в кассе:

    • кража. Самое распространенное обстоятельство. Совершить хищение может любое лицо, имеющее доступ к кассе;
    • обстоятельства непредвиденного характера. К примеру, стихийное бедствие. В результате такого явления материальные ценности могут быть утрачены или испорчены без участия людей;
    • пересорт. Продажа товара по недействительной или более низкой цене. Часто такая ошибка возникает в том случае, если компания занимается реализацией одного товара нескольких видов;
    • производственные издержки. Товары могут быть испорчены без чьей-то вины.

    Важно учесть — для каждого вида недостачи имеется определенный лимит, поэтому незначительные недостатки денежных средств в кассе — нормально явление.

    Обязан ли кассир возмещать деньги?

    Кассир — это сотрудник, профессиональная деятельность которого связана с работой с наличными средствами. На него возлагается огромная ответственность.

    В ТК РФ и Постановлении Министерства труда отражен перечень должностей, по отношению к которым обязательно должен устанавливаться полный вид материальной ответственности. Это означает, что при выявлении нарушений, работники обязаны полностью возместить работодателю весь ущерб.

    Должность кассира включена в указанный перечень.

    Сумма недостачи может быть отнесена на кассира в полном объеме, так как ответственность за отсутствие наличных денег в кассе возлагается именно на этого сотрудника.

    Данное правило регламентируется 242 статьей ТК РФ.

    Кассир не обязан выплачивать работодателю компенсацию в том случае, если возникновение недостачи было спровоцировано факторами, от него не зависящими. Таковыми являются:

    • катастрофа или другое подобное явление, в ходе которого касса подверглась повреждению;
    • воздействие непреодолимой силы — ограбление, хищение и т.д.

    Способы возмещения

    Технология возврата недостающих денежных средств в кассу зависит от суммы недостачи и других сопутствующих факторов.

    Если кассир обладает соответствующей возможностью, он должен погасить задолженность единоразово.

    В случае значительной недостачи возможна рассрочка платежа.

    Важно, что таким образом взыскание денежных средств проводится только при согласии обеих сторон трудовых отношений.

    Также может устанавливаться определенная сумма, которая будет удержана из заработной платы сотрудника до момента возврата полной утраченной суммы.

    При наличии разногласий или отказа кассира от компенсации убытков работодатель вправе обратиться в суд.

    Как списать выявленную нехватку денег?

    Для того чтобы выявленная по результатам проверки работы кассира недостача была списана или отнесена на счет кассира, необходимо позаботиться о наличии следующих документов:

    • Акт о правильности проверки, в ходе которой была выявлена недостача.
    • Сличительная ведомость.
    • Ведомость учета результата инвентаризации
    • Объяснительная записка кассира.
    • Приказ руководителя о назначении взыскания.
    • Решение судебного органа (при наличии).
    • Постановление о приостановлении расследования ситуации (если виновник не найден).

    Также некоторые изменения отражаются в бухгалтерском учете. Все недостачи должны быть списаны в дебет 94 счета, который имеет соответствующее название — “Недостачи и потери от порчи ценностей”.

    Документальное оформление

    Недостачу денег в кассе относят к категории расходов. Для ее установления проводится инвентаризация, по результатам которой выявляются причины недостатка денежных средств в кассе.

    По окончанию процедуры ответственными сотрудниками составляется акт, оформленный по унифицированной форме ИНВ-15.

    Отчет составляется в нескольких экземплярах. Один передается в отдел бухгалтерии, другой остается у кассира.

    Руководителем организации оформляется акт, с помощью которого он оповещает сотрудника о случившемся недоразумении.

    В течение нескольких дней сотрудники, по предварительным данным виновные в выявлении недостатка, должны предоставить письменные объяснения.

    Если по окончанию указанного периода объяснительная записка не предоставляется руководителю, составляется акт об отказе.

    Факт выявления недостачи также отражается в бухгалтерском учете. Для этого создан специальный счет 94, имеющий соответствующее название — “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Также недостачи могут отражаться в счете 50 — “Касса”.

    После получения / неполучения объяснений кассира работодателем проводится расследование возникшей ситуации.

    По ее результатам подтверждается или опровергается факт присутствия вины кассира.

    В случае, если сотрудник признается виновным, ему назначается финансовое взыскание.

    С этой целью руководителем издается соответствующий приказ.

    В документе указанного вида отражается информация о нарушителе, дата выявления недостачи и условия, при которых она была обнаружена. Указывается величина недостачи и способ ее возмещения.

    Проводка излишков

    В отличие от недостачи, где сразу возникают подозрения в краже или растрате средств, случай с излишком может иметь двоякую трактовку. Если в кассе наличествуют неучтённые деньги, то возможно какой-то товар продавался по неправильно указанной цене или имел место недовес. В принципе, при современных системах фиксации и проведения операций, такие случаи не должны возникать случайно.

    Часто бывает так, что кассирши в небольших магазинах, при отсутствии достаточного количества необходимых разменных купюр, докладывают их в кассу из своего кошелька. Позже, ввиду забывчивости или занятости, можно вовремя не изъять разменные купюры, которые приведут к появлению излишков и последующих проблем при их обнаружении.

    Реальная рыночная стоимость выявленных излишков требует подтверждения. Это делается одним из двух следующих способов:

    1. Независимый оценщик определяет цену неоприходованных активов. Это является более простым и «прозрачным» методом.
    2. Торговая организация проводит сравнительный анализ рыночных цен на подобное имущество и составляет справку. При этом учитываются такие информационные документы:
    • объявления с ценами на похожее имущество в СМИ;
    • накладные от поставщиков;
    • справки статистических структур и т. п.

    Излишки ценностей, которые обнаружены при инвентаризации, соотносят с их рыночной стоимостью и проводят по прочим доходам: дебет 10 (или 01, 41, 50), кредит 91-1.

    Как написать объяснительную

    В рамках действующего законодательства при обнаружении излишков во время инвентаризации работодатель обязан потребовать от кассира объяснительную записку.

    Важно! Сотрудник не имеет права отказаться и в течение двух рабочих дней должен предоставить требуемый документ.

    Объяснительная пишется на компьютере или вручную на официальном бланке организации. Подпись и её расшифровка пишутся от руки. При обнаружении излишков составляется акт проведённых работ, а к нему прикладывается записка от ответственного работника.

    Объяснительная содержит в себе два раздела:

    1. В фактическом разделе приводятся события и условия, которые привели к возникновению описываемой в документе ситуации. Например, это можно сделать так: «Вчера, 20 марта, в кафе «Улыбка», проходила инвентаризация. В результате проверки были обнаружены излишки средств в кассе».
    2. В причинном разделе указывается, из-за чего в кассе появились лишние средства. Причин обычно несколько, и их необходимо грамотно пояснить, чтобы снизить степень своей вины или будущей ответственности.

    При написании объяснительной должны быть чётко указаны факты, а вот домыслам и рассуждениям в ней месте нет. Документ доносит до руководства лишь то, что работник знает и видел, — данные и факты.

    В объяснительной обязательно указываются следующие реквизиты:

    • наименование организации;
    • ФИО руководителя и его должность;
    • название документа — «Объяснительная» (без точки в конце);
    • должность работника и его ФИО;
    • дата создания документа и подпись сотрудника.

    Учитывая, что установленного бланка для записки нет, она пишется в произвольной форме с учётом требований, перечисленных выше. Вот пример такого документа:

    После составления и подписи, записка (в двух экземплярах) направляется к непосредственному начальнику, который её подписывает и ставит регистрационный номер. Копию нужно оставить себе — это доказательство наличия документа и его регистрации на предприятии.

    Знаете ли вы? Некоторые руководители могут подозревать, что излишек в кассе является результатом неверного оприходования товара, имеющего целью будущей его кражи. В то время как недостача, скорее всего, просто ошибка.

    Штраф за излишек в кассе

    При обнаружении излишка подозрение, естественным образом, падает на кассира, который своими умышленными или случайными действиями допустил такую ситуацию. На руководителя предприятия накладываются финансовые штрафные санкции, а далее он сам выбирает меру дисциплинарного воздействия на проштрафившегося кассира. В зависимости от нанесённого ущерба, это может быть выговор, лишение премии или бонуса, а в серьёзном случае и увольнение.

    Нарушения кассовой дисциплины, к которым относится и неоприходование или недооприходование наличных средств, наказываются в соответствии со статьями 14.5 и 15.1 Административного Кодекса РФ. В большинстве случаев штрафуется юридическое лицо, в паре с которым идёт и должностное — руководитель организации. Для юрлица штраф составит от 40 до 50 тыс. рублей, а для руководителя — от 4 до 5 тыс. руб.

    Знаете ли вы? В случае выявления нарушений у ИП, он приравнивается к должностному лицу и платит штраф, установленный для данной категории (4–5 тыс. руб.).

    При небольших нарушениях или случаях со «смягчающими обстоятельствами» можно обойтись и предупреждением. Решение на основе ходатайства может принять глава межрайонной налоговой инспекции. При этом учитывается отсутствие выявленных нарушений в течение последнего года. Ходатайство пишется в произвольной форме, где руководитель указывает все факторы, которые, по его мнению, должны повлиять на смягчение наказания — от создания современного рабочего места для кассира до возможности простой человеческой ошибки.

    Современные контрольно-кассовые аппараты практически исключают возможность неумышленной ошибки. Хотя, в любом случае, не стоит забывать о человеческом факторе — излишек в кассе необязательно может появиться из-за злого умысла. Возможно, квалификация кассира оказалась недостаточной или возникли какие-либо форс-мажорные обстоятельства.

    Порядок проведения инвентаризации, учет излишков и недостач: видео

    Полезные публикации

    • Тест для бухгалтера кассира

      Оценочный тест для бухгалтераНаписать эксперту! Наталья Пырикова 12 ноября 2014 Эксперт по точечному и массовому…

    • Учет добавочного капитала

      Проводки по кредиту счета 83 Д01 К83 – отражена сумма дооценки, полученной в результате переоценки…

    • Отчет в ФФОМС

      Расчет и уплата страховых взносовФЗ под номером 212, регламентирующий порядок расчета и уплаты взносов во…

    По результатам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-15. В нем надлежит указать.